Mẫu con dấu công đoàn cơ sở: quy định và thủ tục khắc dấu

Mẫu con dấu công đoàn cơ sở là con dấu tròn mực đỏ, thể hiện tên tổ chức công đoàn cấp trên cùng tên đơn vị trực thuộc. Mẫu dấu này phục vụ hoạt động nội bộ, công tác ký kết văn bản và chứng từ của ban chấp hành.

Việc làm con dấu công đoàn cần tuân thủ đúng trình tự của tổ chức đại diện người lao động, tránh việc tự ý đặt khắc trôi nổi bên ngoài. Bạn cần chuẩn bị hồ sơ hợp lệ, nắm rõ quy cách bố cục và liên hệ đúng cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận.

Quá trình chuẩn bị mẫu dấu đòi hỏi sự chính xác về câu chữ, giúp hạn chế rủi ro hồ sơ bị từ chối khi đăng ký lưu chiểu. Dưới đây là phân tích chi tiết về quy chuẩn mẫu dấu, thủ tục đăng ký và cách thức bàn giao con dấu giữa các nhiệm kỳ.

Tổng hợp các mẫu con dấu công đoàn cơ sở thực tế

Mẫu con dấu công đoàn cơ sở xuất hiện tại nhiều mô hình đơn vị, từ các công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn cho đến trường học, bệnh viện. Mỗi khối tổ chức có một cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp, dẫn đến phần nội dung vành ngoài có sự phân hóa rõ ràng.

Để giúp bạn thuận tiện so sánh khi chuẩn bị văn bản, chúng tôi tổng hợp các dạng bố cục thường gặp trên thực tế. Việc quan sát kỹ từng mẫu giúp ban chấp hành tránh nhầm lẫn danh xưng giữa tổ chức đoàn thể và con dấu pháp nhân công ty.

Bảng tổng hợp đặc điểm nhận diện các mẫu dấu công đoàn cơ sở theo từng khối tổ chức:

Loại hình đơn vị	Vành ngoài con dấu	Vành trong hoặc tâm con dấu	Màu mực sử dụng	Dạng phôi dấu phù hợp
Doanh nghiệp ngoài nhà nước	Tên Liên đoàn Lao động quận, huyện hoặc Công đoàn các khu chế xuất, khu công nghiệp	Tên Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở, gắn liền với tên đăng ký của doanh nghiệp	Đỏ tươi	Cán lật tự động liền mực
Cơ quan hành chính nhà nước	Tên Công đoàn Viên chức tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương	Tên Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở cơ quan, sở ban ngành	Đỏ tươi	Cán lật tự động liền mực
Đơn vị sự nghiệp công lập	Tên Công đoàn ngành Giáo dục, Công đoàn ngành Y tế địa phương	Tên Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở trường học, trung tâm y tế, bệnh viện	Đỏ tươi	Cán lật tự động liền mực
Nghiệp đoàn cơ sở lao động tự do	Tên Liên đoàn Lao động địa bàn quản lý trực tiếp	Tên Ban Chấp hành Nghiệp đoàn cơ sở theo ngành nghề lao động	Đỏ tươi	Cán lật tự động liền mực

Việc nắm rõ bảng phân loại trên giúp bạn hình dung cấu trúc tổng thể, từ đó rà soát tên gọi của tổ chức trước khi nộp hồ sơ xin khắc dấu. Tiếp theo, từng trường hợp cụ thể sẽ được phân tích sâu hơn về bố cục và cách sắp xếp dòng chữ.

Mẫu dấu công đoàn cơ sở tại khối doanh nghiệp

Mẫu con dấu công đoàn khối doanh nghiệp thường có bố cục vòng tròn kép, tạo sự tách biệt mạch lạc giữa cơ quan quản lý và đơn vị cơ sở. Vành ngoài chạy theo chiều kim đồng hồ, thể hiện tên Liên đoàn Lao động quận, huyện, thị xã hoặc Công đoàn các khu công nghiệp.

Vành trong hoặc khu vực tâm dấu thể hiện dòng chữ Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở, đi kèm tên đầy đủ của doanh nghiệp. Tên này phải trùng khớp với tên trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, không dùng tên thương mại tự đặt nếu chưa được cấp trên phê duyệt.

Điểm khác biệt so với khắc dấu công ty thông thường là con dấu công đoàn phản ánh tổ chức đại diện người lao động, không đại diện cho quyền sở hữu tài sản hay tư cách điều hành của ban giám đốc. Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn việc này, dẫn đến việc đưa mã số thuế hoặc địa chỉ trụ sở vào mặt dấu công đoàn, làm sai lệch cấu trúc chuẩn mực.

Dưới đây là một số đặc điểm bố cục cụ thể mà thợ khắc thường tư vấn cho ban chấp hành khối doanh nghiệp:

1. Vành ngoài trên: Ghi tên Liên đoàn Lao động cấp quận, huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc cơ sở sản xuất kinh doanh.
2. Vành ngoài dưới: Ghi tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, thường được ngăn cách bằng hai ngôi sao nhỏ hoặc hai dấu chấm tròn.
3. Tâm dấu: Thể hiện cụm từ Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở, kèm tên doanh nghiệp theo đúng quyết định công nhận của tổ chức cấp trên.
4. Trường hợp tên công ty quá dài: Thợ khắc sẽ chọn kiểu chữ đứng, nét mảnh vừa phải, giúp các ký tự không bị dính vào nhau khi dập mực.

Khi sử dụng trên các biên bản thỏa ước lao động tập thể, con dấu cần đóng rõ nét, không bị nhòe mực hay mất chữ. Việc này tạo niềm tin cho người lao động, đồng thời giúp các bên thực hiện quyền lợi thuận lợi hơn.

Nếu doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, phần tên tiếng Việt vẫn giữ vai trò chính trên mặt con dấu. Các từ ngữ viết tắt chỉ được đưa vào nếu quyết định thành lập của công đoàn cấp trên ghi nhận rõ ràng ký tự đó.

Mẫu dấu công đoàn cơ sở tại cơ quan và đơn vị sự nghiệp

Mẫu dấu công đoàn cơ sở tại các cơ quan nhà nước, trường học và bệnh viện phản ánh tính thứ bậc chặt chẽ trong hệ thống hành chính công. Vành ngoài con dấu thường là Công đoàn Viên chức tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành Y tế hoặc Công đoàn ngành Giáo dục.

Phần tâm dấu thể hiện tên Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở của đơn vị sự nghiệp, ví dụ như trường tiểu học, trung học cơ sở hoặc viện nghiên cứu. Sự chuẩn xác từng dấu thanh, chữ viết hoa là yếu tố cần thiết, không nên thêm bớt theo ý muốn cá nhân.

Khác với các tài liệu trao đổi nội bộ có thể chỉ cần dùng khắc dấu tên hoặc khắc dấu chức danh của cán bộ ký duyệt, văn bản chính thức của công đoàn thường cần có vết mộc tròn màu đỏ. Vết dập tròn này xác nhận tính tập thể của ban chấp hành trong các quyết định chi tiêu kinh phí hoặc khen thưởng đoàn viên.

Một số điểm cần chú ý về con dấu công đoàn khối sự nghiệp bao gồm:

1. Tính nhất quán danh xưng: Tên trường, tên viện trên con dấu phải trùng với quyết định công nhận ban chấp hành từ cơ quan công đoàn ngành.
2. Bố cục chữ trên mặt dấu: Dòng chữ vành ngoài cần giữ kích thước cân đối, không để phần tên cấp trên lấn át toàn bộ diện tích của tên đơn vị cơ sở.
3. Tránh chữ cách điệu: Tuyệt đối không dùng các phông chữ thư pháp, chữ nghiêng nghệ thuật trên con dấu công đoàn sự nghiệp, vì sẽ gây khó khăn cho việc tra cứu hành chính.
4. Mực dấu phù hợp: Cần chọn loại mực đỏ tươi gốc nước, thấm nhanh vào bề mặt giấy in thông dụng, hạn chế hiện tượng lem qua mặt sau của tài liệu lưu trữ.

Tại các cơ sở y tế và giáo dục, khối lượng hồ sơ công đoàn xét khen thưởng định kỳ khá lớn. Việc trang bị cán dấu lật tự động giúp người làm văn thư công đoàn thao tác nhẹ nhàng, tiết kiệm thời gian chuẩn bị văn bản.

Quy định pháp lý về nội dung và hình thức con dấu công đoàn

Quy định về nội dung, hình thức và thẩm quyền sử dụng con dấu công đoàn được hướng dẫn cụ thể trong hệ thống văn bản của tổ chức công đoàn và cơ quan nhà nước. Bạn cần nắm rõ các điểm này để thực hiện đúng trình tự, tránh các sai phạm trong quá trình lưu hành văn bản.

Theo hướng dẫn tại Sổ tay Công đoàn Thành phố Hồ Chí Minh, các đơn vị công đoàn cần hoàn tất thủ tục đăng ký mẫu con dấu trước khi đưa vào vận hành thực tế. Hướng dẫn này trong phạm vi áp dụng cho các tổ chức công đoàn cơ sở trực thuộc hệ thống công đoàn khi chuẩn bị hồ sơ công nhận và giấy giới thiệu từ cấp trên.

Việc nắm bắt đầy đủ các yêu cầu về mặt pháp lý giúp tổ chức cơ sở tự tin khi phát hành nghị quyết, công văn và các chứng từ quyết toán kinh phí. Dưới đây là phân tích chi tiết về quy chuẩn nội dung cũng như điều kiện lưu hành mẫu dấu hợp thức.

Nội dung cần thể hiện trên mặt con dấu

Mặt con dấu công đoàn cơ sở phải phản ánh rõ hai thông tin trụ cột, bao gồm tên tổ chức công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý và tên đơn vị cơ sở. Thiếu một trong hai thành phần này, mẫu dấu sẽ không đáp ứng yêu cầu theo hướng dẫn của tổ chức công đoàn.

Tên công đoàn cấp trên là căn cứ chỉ rõ phân cấp quản lý theo ngành hoặc theo địa bàn hành chính. Ví dụ, công đoàn một công ty tại quận Tân Bình có thể trực thuộc Liên đoàn Lao động quận Tân Bình, hoặc trực thuộc Công đoàn ngành Dệt may nếu thuộc khối ngành đặc thù.

Tên công đoàn cơ sở cần thể hiện đúng tính chất của mô hình tổ chức, như Công đoàn cơ sở công ty, Công đoàn cơ sở thành viên hoặc Nghiệp đoàn cơ sở. Đối với nghiệp đoàn của người lao động tự do, chữ Nghiệp đoàn cơ sở phải được khắc rõ ràng, phản ánh đúng tính chất tập hợp đoàn viên theo ngành nghề.

Khi thiết kế mặt dấu, người làm công tác công đoàn cần lưu ý các yếu tố nội dung sau:

1. Chữ in hoa vành ngoài: Toàn bộ tên công đoàn cấp trên phải được viết bằng chữ in hoa rõ ràng, không dùng ký hiệu viết tắt lạ.
2. Dòng định danh tâm dấu: Chữ Ban Chấp hành thường xếp thành một hàng riêng phía trên, tên đơn vị xếp ở các hàng tiếp theo phía dưới.
3. Ký tự phân cách: Giữa điểm đầu và điểm cuối của dòng chữ vành ngoài, người ta thường dùng dấu sao nhỏ hoặc chấm tròn để tạo khoảng trống thị giác hợp lý.
4. Tính chuẩn xác của tên riêng: Tên doanh nghiệp phải đúng từng dấu câu, chữ số La Mã nếu có, giúp giấy tờ đối chiếu ngân hàng không bị lệch thông tin.

Việc trình bày đúng quy cách giúp các cơ quan tiếp nhận hồ sơ phê duyệt nhanh chóng. Bạn không nên tự ý chèn thêm biểu tượng hay các hình vẽ bên ngoài vào khuôn khổ mặt dấu nếu chưa có văn bản hướng dẫn riêng.

Điều kiện sử dụng con dấu công đoàn hợp pháp

Để sử dụng con dấu công đoàn đúng quy định, tổ chức công đoàn cơ sở cần có quyết định thành lập và quyết định công nhận ban chấp hành từ công đoàn cấp trên. Không một tổ chức lâm thời nào được tự ý khắc dấu sử dụng khi chưa có quyết định công nhận chính thức.

Theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP, con dấu của các tổ chức công đoàn cơ sở do cơ quan công an địa phương thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu và cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Quy định này áp dụng cho tổ chức công đoàn thuộc các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp, cơ quan nhà nước và tổ chức chính trị xã hội.

Bên cạnh khâu chuẩn bị giấy tờ, kỹ thuật dập dấu lên văn bản thực tế đòi hỏi sự khéo léo để hình dấu sắc nét. Khi thao tác trên chữ ký, người dập dấu nên đặt con dấu ngay ngắn với lực tay vừa phải và đều, giúp mặt dấu thể hiện rõ nét, thẳng hàng và không bị nhòe mực ra trang giấy.

Dưới đây là một số nguyên tắc sử dụng con dấu trong công tác thực tế của ban chấp hành:

1. Đóng dấu lên chữ ký thật: Chỉ đóng dấu tròn lên văn bản sau khi chủ tịch hoặc phó chủ tịch công đoàn đã ký tay trực tiếp.
2. Không đóng dấu khống: Không dập dấu sẵn lên giấy trắng hay biểu mẫu chưa ghi nội dung để giữ hồ sơ lưu trữ luôn chuẩn xác.
3. Sử dụng mực đúng màu: Dùng mực đỏ tươi theo thói quen hành chính công đoàn, không dùng mực màu xanh hay màu đen trên văn bản chính thức.
4. Bảo quản nơi kín đáo: Con dấu phải cất giữ trong tủ có khóa tại phòng làm việc công đoàn hoặc văn phòng cơ quan, có người chịu trách nhiệm giữ chìa khóa.

Việc tuân thủ các điều kiện trên giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của đoàn viên, đồng thời giữ gìn sự minh bạch trong quản lý tài chính công đoàn. Khi có sự thay đổi người phụ trách, việc bàn giao phải có văn bản rõ ràng.

Thủ tục hồ sơ đăng ký mẫu dấu công đoàn cơ sở

Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu công đoàn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt giấy tờ hành chính. Các bước cần thực hiện tuần tự, tránh thiếu sót khiến thời gian giải quyết kéo dài.

Ban chấp hành mới thành lập cần nắm vững hồ sơ giấy tờ cần thiết để nộp trực tiếp hoặc nộp qua cổng dịch vụ công trực tuyến. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng khâu trong quy trình này.

Bảng các bước tiến hành thủ tục đăng ký mẫu con dấu công đoàn cơ sở:

Trình tự	Bước thực hiện	Cơ quan hoặc chủ thể chịu trách nhiệm	Văn bản hồ sơ liên quan
Bước 1	Xin văn bản giới thiệu và quyết định công nhận	Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở	Quyết định công nhận ban chấp hành, giấy giới thiệu
Bước 2	Soạn văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu	Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở	Văn bản đề nghị cấp mẫu dấu theo mẫu hành chính
Bước 3	Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền	Cán bộ công đoàn được giới thiệu	Toàn bộ thành phần hồ sơ đã chuẩn bị, giấy tờ tùy thân hợp pháp
Bước 4	Nhận Giấy chứng nhận và con dấu lưu chiểu	Cán bộ công đoàn được giới thiệu	Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu kèm con dấu đã hoàn tất đăng ký lưu chiểu

Việc hoàn thành đủ bốn bước trên giúp công đoàn cơ sở có đầy đủ công cụ pháp lý để hoạt động. Dưới đây là các giấy tờ chi tiết cần tập hợp trong bộ hồ sơ ban đầu.

Giấy tờ cần chuẩn bị trong hồ sơ đăng ký

Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới của công đoàn cơ sở đòi hỏi các văn bản chứng minh tư cách hoạt động hợp pháp của ban chấp hành. Các tài liệu này do công đoàn cấp trên trực tiếp ban hành và ký duyệt.

Theo hướng dẫn từ Sổ tay Công đoàn Thành phố Hồ Chí Minh, hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới áp dụng cho công đoàn cơ sở, công đoàn cơ sở thành viên, nghiệp đoàn cơ sở bao gồm: Thứ nhất, Giấy giới thiệu của Công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý cử người làm thủ tục. Thứ hai, Quyết định thành lập hoặc công nhận Công đoàn cơ sở, công đoàn cơ sở thành viên, nghiệp đoàn cơ sở. Thứ ba, Quyết định công nhận Ban Chấp hành Công đoàn nhiệm kỳ đương nhiệm.

Trường hợp công đoàn cơ sở từ khi thành lập chưa từng đăng ký mẫu dấu, nếu có sự thay đổi về công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý, hồ sơ thường cần có thêm giấy xác nhận chưa được cấp dấu công đoàn từ cơ quan cấp trên trước đó.

Các lưu ý thiết thực khi bạn chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

1. Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân: Người được cử đi nộp hồ sơ cần mang theo giấy tờ tùy thân hợp pháp bản gốc để cán bộ tiếp nhận đối chiếu.
2. Chuẩn bị bản sao có chứng thực: Quyết định công nhận ban chấp hành nên photo công chứng hoặc chuẩn bị sẵn bản chính để đối chiếu tại chỗ.
3. Rà soát tên doanh nghiệp: Cần để tên công ty ghi trên quyết định công đoàn khớp từng chữ với giấy phép kinh doanh hiện hành.
4. Bổ sung các con dấu hỗ trợ: Trong hoạt động nội bộ, công đoàn có thể trang bị thêm khắc dấu chữ ký hoặc khắc dấu sao y bản chính để xử lý tài liệu nhanh hơn, nhưng các dấu này không thay thế con dấu tròn pháp nhân.

Sự chu đáo trong khâu giấy tờ sẽ giúp quá trình tiếp nhận diễn ra thuận lợi, giảm thiểu việc phải đi lại nhiều lần do hồ sơ thiếu căn cứ.

Cơ quan tiếp nhận và thẩm quyền xử lý hồ sơ

Cơ quan có thẩm quyền xử lý hồ sơ đăng ký và cấp giấy chứng nhận mẫu con dấu công đoàn là Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội (PC06) công an tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương. Đây là đơn vị quản lý nhà nước về con dấu trên địa bàn.

Hiện nay, nhiều địa phương cho phép nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công Bộ Công an hoặc nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Công an tỉnh, thành phố. Bạn cần kiểm tra phương thức tiếp nhận cụ thể của địa phương mình trước khi di chuyển.

Khi hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ, cán bộ công an sẽ cấp phiếu tiếp nhận và hẹn ngày trả kết quả. Đến ngày hẹn, người có tên trong giấy giới thiệu mang theo giấy tờ tùy thân hợp pháp và phiếu hẹn đến nhận kết quả.

Những điểm cần lưu ý khi nhận kết quả con dấu:

1. Kiểm tra kỹ mặt dấu: Đóng thử lên giấy trắng để kiểm tra chữ viết, dấu thanh, độ sắc nét và tính chuẩn xác của từng ký tự.
2. Giữ gìn giấy chứng nhận: Bản gốc giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cần lưu trữ cẩn thận để xuất trình khi mở tài khoản hoặc làm việc với cơ quan chức năng.
3. Chọn phụ kiện mực chất lượng: Bạn nên dùng mực chuyên dụng như Mực dấu Shiny để giữ khay mực bền lâu, vết mực dập ra nhanh khô và không bị lem nhòe.
4. Lưu trữ bản sao giấy chứng nhận: Nên photo công chứng nhiều bản giấy chứng nhận mẫu dấu để dùng khi làm thủ tục hành chính với bảo hiểm xã hội hoặc ngân hàng thương mại.

Việc phối hợp nhịp nhàng với cơ quan công an giúp công đoàn cơ sở sớm có con dấu hợp lệ để phục vụ người lao động. Mọi thắc mắc trong quá trình nộp hồ sơ cần được hỏi trực tiếp cán bộ tiếp nhận để được giải đáp cụ thể.

Thủ tục xử lý con dấu khi công đoàn đổi tên hoặc giải thể

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp có thể thay đổi tên gọi, sáp nhập, chia tách hoặc chấm dứt hoạt động. Khi đó, tổ chức công đoàn cơ sở cũng phải điều chỉnh tương ứng, kéo theo việc xử lý con dấu cũ và xin cấp con dấu mới.

Việc thu hồi hoặc nộp lại con dấu cũ là thủ tục cần thực hiện nhằm giữ vững trật tự quản lý hành chính. Bạn không được tự ý giữ lại hoặc tự tiêu hủy con dấu công đoàn khi tổ chức đã đổi tên hoặc giải thể.

Dưới đây là các bước hướng dẫn cụ thể để ban chấp hành tiến hành giao nộp con dấu cũ và thực hiện bàn giao qua các thời kỳ công tác.

Trình tự nộp lại con dấu cũ khi có quyết định thay đổi

Khi công đoàn cơ sở đổi tên, sáp nhập hoặc chia tách, ban chấp hành phải tiến hành nộp lại con dấu cũ cho cơ quan công an đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trước đó. Trình tự này cần thực hiện song song với việc đăng ký mẫu con dấu mới theo tên gọi vừa được phê duyệt.

Hồ sơ nộp lại con dấu cũ thường bao gồm văn bản đề nghị nêu rõ lý do thay đổi, kèm theo quyết định đổi tên hoặc giải thể của công đoàn cấp trên. Cùng với đó, ban chấp hành phải nộp lại con dấu tròn đang sử dụng và bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trước đây.

Các bước thực hiện nộp lại con dấu cũ:

1. Bước 1: Tiếp nhận quyết định đổi tên, sáp nhập hoặc giải thể từ công đoàn cấp trên trực tiếp.
2. Bước 2: Soạn văn bản gửi Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội (PC06) công an địa phương, trình bày rõ lý do nộp lại dấu.
3. Bước 3: Mang con dấu cũ, bản gốc giấy chứng nhận mẫu dấu cùng giấy giới thiệu đến cơ quan công an làm thủ tục giao nộp.
4. Bước 4: Nhận biên bản thu hồi con dấu do cơ quan công an lập, lưu vào hồ sơ lưu trữ của đơn vị để làm căn cứ quyết toán sau này.

Trường hợp con dấu bị mòn chữ, gãy hỏng cơ cấu lật mực sau thời gian dài sử dụng, thủ tục đổi dấu mới cũng đòi hỏi phải giao nộp con dấu cũ bị hỏng. Cơ quan công an sẽ tiến hành thu hồi con dấu cũ trước khi hoàn tất đăng ký và trả con dấu mới cùng giấy chứng nhận để tránh tình trạng tồn tại hai con dấu cùng nội dung.

Trách nhiệm quản lý và bàn giao con dấu theo nhiệm kỳ

Con dấu công đoàn cơ sở là tài sản pháp lý của tập thể người lao động tại đơn vị. Người được phân công giữ con dấu, thường là cán bộ văn thư hoặc ủy viên ban chấp hành, phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc bảo quản và sử dụng con dấu đúng mục đích.

Mỗi khi kết thúc nhiệm kỳ và tổ chức đại hội bầu ban chấp hành mới, việc bàn giao con dấu là nội dung quan trọng trong chương trình chuyển giao công tác. Biên bản bàn giao cần ghi rõ tình trạng vật chất của con dấu tại thời điểm chuyển giao.

Nội dung biên bản bàn giao con dấu giữa các nhiệm kỳ cần có:

1. Vết dập thử nghiệm: Đóng thử một vết mộc của con dấu lên chính biên bản bàn giao để ghi nhận hình ảnh thực tế.
2. Tình trạng cơ học: Ghi nhận tình trạng khay mực, thân dấu lật và độ nguyên vẹn của mặt cao su.
3. Số lượng giấy tờ đi kèm: Bàn giao bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu do công an cấp, cùng các tài liệu lưu chiểu liên quan.
4. Chữ ký xác nhận: Có đầy đủ chữ ký của chủ tịch công đoàn khóa cũ, chủ tịch công đoàn khóa mới và đại diện ban kiểm tra công đoàn cơ sở làm chứng.

Trường hợp xảy ra sự cố làm mất con dấu, ban chấp hành cần làm văn bản trình báo gửi cơ quan công an nơi gần nhất, đồng thời gửi thông báo đến công đoàn cấp trên và nơi từng cấp dấu để phối hợp xử lý thủ tục hủy phôi dấu thất lạc.

Để tìm hiểu thêm về quy cách trình bày các dòng dấu phục vụ công việc hành chính của doanh nghiệp và tổ chức đoàn thể, bạn có thể tham khảo thêm thông tin chi tiết qua phiếu yêu cầu báo giá trên website.