Cách đóng dấu công ty và chữ ký đúng thể thức văn thư

Trong công tác văn thư và hoàn thiện hồ sơ thương mại, việc dập con dấu tròn đúng vị trí thể hiện sự chuẩn mực của doanh nghiệp trước đối tác và các cơ quan thẩm quyền.

Khi thực hiện dập con dấu doanh nghiệp lên giấy tờ, bạn nên đặt mặt dấu khéo léo để liên kết phần chữ ký của người đại diện với tư cách pháp nhân của đơn vị phát hành. Thao tác ấn dấu cần dùng lực tay vừa đủ và đầm trên mặt bàn phẳng để hình tròn không bị xô lệch hay mất nét. Vết dấu in xuống giấy cần giữ sự ngay ngắn, đúng chiều nhìn xuôi, lượng mực đỏ bám đều và thể hiện rõ từng chi tiết thông tin định danh của công ty.

Quy trình phát hành hồ sơ luôn yêu cầu người có thẩm quyền ký trực tiếp bằng bút mực trước, sau đó bộ phận văn thư mới tiến hành dập dấu. Việc dập dấu lên tờ giấy trắng chưa có chữ ký là sai nghiệp vụ hành chính, tạo ra rủi ro nghiêm trọng cho đơn vị nếu chứng từ bị sử dụng sai mục đích. Khi có chữ ký thực tế trên trang giấy, trách nhiệm cá nhân đối với nội dung biên bản mới được xác lập rõ ràng.

Đối với các bộ tài liệu nhiều tờ hoặc các bảng phụ lục đính kèm, doanh nghiệp áp dụng thêm hình thức đóng dấu giáp lai và dấu treo để giữ tính thống nhất của tập hồ sơ. Dấu giáp lai được dập tại mép phải đè lên các trang giấy xếp so le, hỗ trợ kiểm soát việc tách rời tài liệu. Dấu treo được đặt ở góc trên bên trái của trang đầu, xác nhận tài liệu là phần đi kèm của văn bản chính.

Vị trí và quy cách đóng dấu lên chữ ký

Quy cách dập dấu chuẩn xác yêu cầu bạn đặt vòng tròn khuôn dấu đè lên khoảng một phần ba chữ ký, lệch về phía tay trái của người ký. Vị trí tiếp xúc này giúp chữ ký cá nhân gắn liền với con dấu công ty, không làm mất nét ký chính và vẫn đọc được tên doanh nghiệp. Bạn nên kiểm tra kỹ họ tên người ký, màu mực đỏ cùng chiều đặt cán dấu trước khi thực hiện dập xuống mặt giấy.

Trên các văn bản giao dịch như hợp đồng, biên bản nghiệm thu hay thông báo nội bộ, việc dập dấu đúng vị trí giúp giấy tờ có hình thức hoàn chỉnh, tạo sự tin cậy khi làm việc với đối tác và ngân hàng.

Vị trí con dấu trùm lên chữ ký

Vị trí chuẩn của con dấu là trùm lên khoảng một phần ba chữ ký của người đại diện, chếch về phía bên trái nét bút. Điểm chạm này tạo sự gắn kết trực tiếp giữa chữ ký tay của cá nhân với hình ảnh pháp nhân của tổ chức.

Khi sử dụng Khắc dấu công ty để đóng lên tài liệu, bạn đặt mép tròn bên phải của con dấu chớm phủ lên phần đầu hoặc nét đuôi phía trái của chữ ký. Phần thân lớn còn lại của chữ ký vẫn nằm rõ ràng tại khoảng trống bên tay phải. Cách dập này giúp người xem nhìn thấy rõ toàn bộ đường nét ký tự nhiên, đồng thời đọc trọn vẹn họ tên và chức danh được in phía dưới.

Một số người làm văn thư thường đóng dấu tách rời hẳn ra khoảng trống bên cạnh chữ ký. Thao tác đặt dấu tách biệt như vậy làm giảm sự liên kết xác thực giữa chữ ký người đại diện và con dấu công ty. Ngược lại, nếu dập dấu đè chính giữa chữ ký, lớp mực đỏ đậm sẽ che lấp nét bút mực, gây khó khăn cho việc đối chiếu chữ ký gốc khi có tranh chấp phát sinh.

Bố cục hợp lý là con dấu tròn nằm lệch sang bên trái, chỉ phủ nhẹ lên một phần ba nét bút, giữ lại hai phần ba chữ ký cùng phần chức vụ người ký. Bạn cần căn chỉnh mép ngoài của con dấu cách lề mép giấy một khoảng cách vừa phải, tránh dập quá sát mép khiến đường viền cao su bị hụt nét.

Thứ tự ký trước đóng dấu sau

Nguyên tắc căn bản trong nghiệp vụ văn thư là người có thẩm quyền phải ký trực tiếp bằng bút mực trước, sau đó con dấu mới được dập lên văn bản. Trình tự này giúp con dấu chỉ được sử dụng để chứng thực các nội dung đã được người phụ trách kiểm duyệt, đồng ý chịu trách nhiệm.

Trước khi cầm con dấu dập lên trang giấy, bạn cần kiểm tra để thấy chữ ký viết tay thực tế của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền. Chữ ký tay phải là nét mực tươi ký trực tiếp, không sử dụng bản in màu hay bản photocopy chữ ký scan sẵn. Khi chữ ký đã hoàn tất, con dấu tròn mới được đóng đè lên mép trái của chữ ký để hoàn tất hình thức của văn bản.

Bạn không được dập con dấu lên tờ giấy trắng, cũng như không đóng dấu sẵn vào các biểu mẫu hợp đồng chưa có chữ ký người phụ trách. Thao tác đóng dấu trước tạo sơ hở cho việc tự ý điền thêm nội dung ngoài ý muốn, tiềm ẩn nguy cơ phát sinh nghĩa vụ tài chính không đáng có. Trong phạm vi các đơn vị thành lập theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự chủ trong việc ban hành quy chế quản lý và sử dụng con dấu, việc dập dấu khống vi phạm nghiêm trọng kỷ luật hành chính nội bộ.

Người phụ trách quản lý con dấu có quyền từ chối dập dấu vào các văn bản để trống nội dung hoặc chưa có chữ ký của người phụ trách. Nếu phát hiện giấy tờ đã đóng dấu sẵn bị thất lạc, bộ phận văn thư cần lập biên bản ghi nhận sự việc để có phương án xử lý nội bộ kịp thời.

Hướng dẫn các bước đóng dấu công ty chuẩn xác

Thao tác đóng dấu công ty chuẩn xác bao gồm ba bước cơ bản, từ chuẩn bị bề mặt phẳng, đặt dấu dập lực vuông góc đến kiểm tra vết mực sau khi hoàn thành. Trình tự này giúp hình ảnh con dấu in ra rõ ràng, đường tròn đều nét và không bị đọng vệt mực dư. Thực hiện đúng thao tác còn bảo vệ tuổi thọ của khay mực và bộ phận cán dấu lật.

Dưới đây là bảng tổng hợp các bước kỹ thuật giúp bạn rèn luyện thao tác dập dấu đồng đều trên mọi loại giấy tờ:

Trình tự thực hiện	Thao tác kỹ thuật chi tiết	Kết quả cần đạt
Bước 1: Chuẩn bị bề mặt và kiểm tra mực	Dọn sạch mặt bàn, kê tập giấy mỏng làm đệm đàn hồi, kiểm tra khay mực nỉ	Mặt tiếp xúc phẳng, khay mút đủ ẩm, không có bụi bẩn bám dính
Bước 2: Căn chỉnh chiều và dập lực vuông góc	Đặt chân đế tiếp xúc mặt giấy, trùm một phần ba chữ ký bên trái, ấn thẳng tay	Lực truyền đều, thân cán thăng bằng, mặt cao su tiếp xúc trọn vẹn
Bước 3: Nhấc cán thẳng đứng và kiểm tra nét	Nhấc cán theo phương vuông góc, quan sát toàn bộ viền tròn và chữ số trên giấy	Mực đỏ tươi, rõ mã số và tên công ty, không bị nhòe hay ngược chiều

Chuẩn bị mặt phẳng và kiểm tra lượng mực

Khâu chuẩn bị đòi hỏi mặt bàn làm việc phải bằng phẳng, sạch bụi và có một lớp đệm giấy mỏng bên dưới để tạo độ đàn hồi. Việc lót đệm giúp bề mặt cao su tiếp xúc hoàn toàn với sợi giấy, tránh tình trạng mất nét do mặt bàn bị cấn sạn.

Bạn cần dọn dẹp các vật cản như kẹp bấm, bút viết hoặc các mảnh vụn trên mặt bàn trước khi thao tác. Cách tốt là đặt một tập tài liệu mỏng dưới tờ giấy cần dập dấu. Tập giấy đệm này tạo độ êm cần thiết khi bạn ấn thân dấu xuống, giúp bề mặt khắc cao su áp đều lên từng thớ giấy. Nếu bạn đặt giấy trực tiếp trên mặt kính trơn cứng hoặc mặt gỗ gồ ghề, lực ấn sẽ phân bổ không đồng đều, làm cho vòng tròn viền ngoài bị đứt đoạn và chữ bên trong bị mờ.

Sau khi chuẩn bị mặt phẳng, bạn quan sát khay mực bên trong con dấu. Các loại cán lật tự động Shiny hay Trodat đều trang bị khay nỉ chứa mực bên trong thân cán. Bạn ấn nhẹ thân cán xuống một đoạn ngắn để nhìn thấy bề mặt miếng mút. Nếu bề mặt mút có dấu hiệu khô ráp, bạc màu, vết dập ra sẽ bị thiếu nét, ngược lại nếu miếng mút bị đọng giọt ướt, vết dấu dập xuống sẽ rất dễ bị lem nhòe.

Trước khi dập dấu lên hợp đồng chính thức, bạn nên dập thử vài lần trên giấy nháp trắng. Việc dập thử giúp bạn kiểm tra lượng mực trên khay, đồng thời xác định chiều chữ có xuôi theo mắt nhìn hay không. Khi thấy bản in thử hiển thị rõ nét từng dòng chữ và con số, bạn mới tiến hành dập lên tài liệu chính thức.

Thao tác đặt dấu và dập lực dứt khoát

Kỹ thuật dập dấu đòi hỏi bạn đặt chân đế thăng bằng trên mặt giấy, sau đó ấn lực thẳng đứng từ trên xuống một cách dứt khoát. Thao tác dập đúng cách sẽ tạo ra bản in sắc sảo, không bị bóng mờ hay trượt vệt mực.

Bạn dùng các ngón tay giữ chắc hai bên hông cán dấu, đặt phần đế nhựa tiếp xúc hoàn toàn với mặt trang giấy. Bạn nhìn dấu định hướng trên thân cán để vòng chữ xuôi theo hướng đọc, tên công ty nằm ở vòng cung phía trên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ nằm ở phía dưới. Chân đế của con dấu phải nằm phẳng, không nghiêng lệch về bất kỳ góc nào.

Tiếp đó, bạn dùng lực bàn tay ấn mạnh thân cán theo phương thẳng đứng từ trên xuống dưới. Lực nhấn cần dứt khoát và đều tay để đưa mặt cao su chạm sát vào bề mặt giấy. Bạn giữ tay trong khoảnh khắc ngắn để sợi giấy thấm đều lượng mực từ mặt khắc cao su. Trong lúc ấn, bạn tránh lắc cổ tay hoặc xoay chuyển cán dấu, vì sự xê dịch dù rất nhỏ cũng khiến nét chữ bị nhòe đôi.

Sau khi ép lực xong, bạn nhấc cán dấu thẳng đứng lên theo phương vuông góc. Bộ phận cơ khí bên trong thân dấu sẽ tự động đưa mặt cao su quay trở về vị trí tiếp xúc với khay nỉ. Vết dấu in lại trên mặt giấy sẽ có đường tròn đỏ liền mạch, không xuất hiện vết kéo lê của cao su.

Lỗi đóng dấu thường gặp và cách xử lý

Các lỗi thường gặp trong quá trình dập dấu gồm dấu bị ngược chiều, mất nét viền mép, lem nhòe hoặc bóng mờ. Việc nhận biết nguyên nhân của từng lỗi giúp người làm văn thư xử lý kịp thời và hạn chế làm hỏng giấy tờ quan trọng.

Dưới đây là bảng phân loại các lỗi dập dấu phổ biến trên văn bản, nguyên nhân cụ thể và cách khắc phục:

Hiện tượng lỗi trên giấy	Nguyên nhân trực tiếp	Biện pháp khắc phục kỹ thuật	Hướng xử lý tài liệu
Dấu bị lộn ngược chiều	Đặt nhầm hướng cán dấu, không chú ý gờ định hướng phía trước	Quan sát điểm định hướng trên thân vỏ trước khi đặt đế	In lại tờ văn bản mới, xin lại chữ ký để dập lại dấu
Mất nét viền ngoài một bên	Lực ấn bị lệch tay hoặc mặt bàn bên dưới gồ ghề, cấn sạn	Kê thêm tập giấy mỏng làm đệm êm, dập lực đều cả bàn tay	In lại trang mới nếu là hợp đồng hoặc biên bản nghiệm thu
Chữ bị nhòe vệt, đọng mực	Khay mực bị châm quá đầy, mực thừa chưa ngấm hết vào nỉ	Tháo khay mực ra ngoài, dùng khăn giấy thấm bớt mực dư	Chờ vết mực khô hẳn, dập lại bản khác nếu không đọc rõ số
Nét dấu bị mờ, đứt đoạn	Miếng nỉ khay mực bị khô cạn hoặc rãnh chữ bám bụi giấy	Vệ sinh rãnh cao su, châm thêm lượng mực vừa đủ vào khay	Thay trang mới nếu bộ phận đối tác từ chối bản dấu mờ
Dấu xuất hiện bóng mờ kép	Tay bị rung hoặc xê dịch cán dấu trong lúc ấn xuống giấy	Giữ chặt chân đế dấu tiếp xúc phẳng với giấy trước khi ấn	Giữ nguyên nếu đọc rõ chữ, in lại bản mới khi gửi đối tác

Trong thực tế giao dịch, đối tác kinh doanh hoặc các tổ chức tín dụng thường kiểm tra chặt chẽ tính nguyên vẹn của con dấu pháp nhân. Nếu vết mộc bị khuyết góc, lem nhòe mã số thuế hoặc dập ngược chiều, bạn nên chủ động in lại tờ văn bản đó để trình ký lại từ đầu, tuyệt đối không dập dấu khác đè chồng lên vết cũ. Với trường hợp mực ứ đọng nhiều, bạn chỉ cần tháo khay nỉ thấm bớt mực bằng giấy mềm trước khi dập lên hồ sơ chính thức.

Cách đóng dấu treo dấu giáp lai và dấu chức danh

Đóng dấu treo, dấu giáp lai và dấu chức danh được áp dụng cho hồ sơ nhiều trang, phụ lục chi tiết hoặc các biểu mẫu nội bộ. Mỗi phương thức dập dấu có vị trí quy ước riêng nhằm giữ tính toàn vẹn của tập tài liệu và làm rõ thẩm quyền người ký. Người làm văn phòng cần phân biệt rõ từng hình thức để tránh dập nhầm vị trí giữa các loại dấu.

Các nội dung sau đây hướng dẫn cụ thể cách dập dấu giáp lai trên tập tài liệu, vị trí dấu treo trên phụ lục và cách sắp xếp dấu chức danh cạnh con dấu tròn doanh nghiệp.

Vai trò của dấu giáp lai và dấu treo đối với bộ hồ sơ

Bên cạnh việc đóng trùm lên chữ ký người đại diện, con dấu công ty còn được sử dụng để đóng dấu giáp lai và dấu treo nhằm bảo vệ tính toàn vẹn của hồ sơ:

• Dấu giáp lai được dập đè lên mép phải của các trang giấy xếp so le, giúp kiểm soát việc rút bớt hoặc thay tráo trang nội dung trong các hợp đồng nhiều trang.
• Dấu treo được dập tại góc trên bên trái của trang đầu tiên, đè lên tên đơn vị hoặc tên văn bản ban hành, xác nhận phụ lục hoặc bảng biểu kỹ thuật là phần gắn liền của tài liệu chính thức.

Bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn chi tiết về kỹ thuật xòe mép giấy và vị trí dập chuẩn tại bài viết về cách đóng dấu chuẩn.

Cách phối hợp dấu chức danh cùng dấu pháp nhân

Việc kết hợp Khắc dấu chức danh và Khắc dấu chữ ký cùng con dấu tròn công ty tạo nên sự rõ ràng, trang trọng cho phần phê duyệt cuối mỗi văn bản. Bố cục này giúp đối tác nhận diện rõ ràng người ký giữ vị trí gì trong bộ máy quản trị của công ty.

Trên văn bản hành chính, phần thông tin chức vụ và họ tên thường được đánh máy sẵn ở góc dưới bên phải trang giấy. Người đại diện ký trực tiếp chữ ký tay vào khoảng trống ở giữa dòng chức danh và dòng họ tên. Nếu người ký sử dụng thêm dấu chức danh cán lật, dấu chức danh sẽ được dập thẳng hàng, ngay ngắn phía dưới chữ ký tay.

Vị trí dập con dấu công ty vẫn tuân theo nguyên tắc trùm lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái. Bạn đặt con dấu tròn dịch về bên trái nét ký, chú ý không để vành dấu tròn đè lấn lên các dòng chữ của dấu chức danh nằm phía dưới. Bạn nên duy trì khoảng cách an toàn nhỏ giữa mép dưới của con dấu tròn và mép trên của dấu chức danh để nét chữ không bị dính vào nhau.

Trường hợp cấp phó được ủy quyền ký thay cho người đại diện theo pháp luật, chức danh văn bản sẽ ghi rõ phần ký thay theo quy chế nội bộ. Khi đó, con dấu tròn công ty vẫn được dập trùm lên khoảng một phần ba chữ ký của người ký thay về phía bên trái, theo đúng nguyên tắc xác nhận tính đại diện của tổ chức cho người ký hợp lệ.

Tham chiếu các mẫu con dấu doanh nghiệp thực tế

Doanh nghiệp thường sử dụng nhiều loại con dấu khác nhau để phục vụ các hoạt động từ ký kết văn bản hành chính đến giao nhận hàng hóa. Việc nhận diện đúng đặc điểm và chức năng của từng loại con dấu giúp người làm văn thư sử dụng đúng mục đích, tránh dập nhầm mẫu dấu trên các hồ sơ quan trọng.

Dưới đây là mô tả chi tiết về mẫu dấu tròn công ty, dấu chức danh quản lý và dấu mã số thuế hình chữ nhật thường gặp trong môi trường văn phòng.

Mẫu dấu tròn doanh nghiệp liền mực

Con dấu tròn công ty cán lật liền mực có kích thước khuôn tròn theo quy chuẩn khuôn mẫu của các đơn vị sản xuất, chứa đầy đủ các thông tin định danh của doanh nghiệp. Cấu tạo cán lật giúp việc dập dấu diễn ra liên tục, mực được tự động cấp đều đặn sau mỗi lần nhấn cán.

Bố cục con dấu tròn doanh nghiệp thông thường gồm hai vòng chữ đồng tâm được bố trí cân đối. Vòng ngoài chạy theo đường tròn ghi đầy đủ tên pháp lý của công ty bằng chữ in hoa rõ dấu tiếng Việt. Vòng cong phía dưới thể hiện địa danh cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương nơi công ty đặt trụ sở kinh doanh. Tại khu vực trung tâm của khuôn dấu, mã số doanh nghiệp được bố trí nằm ngang với cỡ số rõ ràng, dễ đối chiếu. Nhiều công ty còn kết hợp thêm hình ảnh logo thương hiệu ở giữa để gia tăng tính nhận diện hình ảnh.

Cán lật của dấu tròn thường sử dụng phôi dấu nhập khẩu như Shiny hoặc Trodat với độ hoàn thiện chi tiết tốt. Dòng cán lật tự động giúp mặt khắc cao su luôn được úp vào khay mực nỉ khi không sử dụng, hạn chế bụi bẩn bám dính và giữ cho bề mặt cao su không bị khô cứng. Khi bạn dùng tay ấn thân cán xuống, chuyển động lật cơ học sẽ đưa mặt chữ cao su áp thẳng vào trang giấy, mang lại sự đồng đều về lực trên toàn bộ đường tròn viền dấu.

Trong phạm vi quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của mình. Doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi đưa vào sử dụng như các quy định trước đây. Quy định này tạo sự chủ động cho các công ty trong việc thiết kế và quản trị con dấu nội bộ.

Mẫu dấu chức danh và dấu mã số thuế đi kèm

Dấu chức danh và dấu mã số thuế thuộc nhóm con dấu phụ trợ hình chữ nhật, hỗ trợ ghi nhận nhanh các thông tin lặp lại trên giấy tờ hàng ngày. Mỗi con dấu được thiết kế với kích thước vừa vặn với các dòng kẻ in sẵn trên các biểu mẫu văn phòng.

Dấu chức danh của cấp quản lý có kích cỡ nhỏ gọn, chứa hai dòng thông tin cơ bản gồm chức vụ và họ tên. Dòng trên thể hiện chức vụ như Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc Kế toán trưởng bằng chữ in hoa đứng, dòng dưới thể hiện họ tên người phụ trách bằng chữ hoa nghiêng mềm mại hoặc chữ đứng trang trọng. Màu mực của dấu chức danh thường sử dụng màu xanh dương hoặc màu đỏ tùy theo quy ước văn bản của từng cơ quan, đơn vị.

Trong khi đó, Khắc dấu mã số thuế có kích thước lớn hơn để chứa đủ nhiều dòng thông tin doanh nghiệp. Con dấu này thường bao gồm tên đầy đủ của đơn vị, mã số thuế, địa chỉ trụ sở đăng ký và số điện thoại liên hệ. Bộ phận kế toán thường dùng con dấu mã số thuế để dập lên hóa đơn bán lẻ, phiếu xuất kho hoặc phiếu giao hàng khi khách hàng yêu cầu ghi nhận thông tin xuất hóa đơn.

Khi cùng xuất hiện trên một chứng từ giao dịch, dấu mã số thuế thường được dập tại phần thông tin người bán ở góc trên bên trái, còn con dấu tròn công ty cùng dấu chức danh được dập ở phần chữ ký xác nhận của thủ trưởng đơn vị tại góc dưới bên phải trang giấy.

Cách bảo dưỡng mặt cao su và khay mực định kỳ

Việc bảo dưỡng định kỳ giúp mặt khắc cao su của con dấu giữ được độ sắc nét và kéo dài thời gian sử dụng của khay mực. Bụi giấy vụn tích tụ kết hợp với cặn mực khô theo thời gian là nguyên nhân chính khiến các khe chữ nhỏ bị nghẽn, làm cho vết dập bị mờ nhạt hoặc dính nét.

Để duy trì chất lượng của con dấu, bạn chỉ cần thực hiện hai thao tác bảo dưỡng đơn giản gồm làm sạch rãnh khắc cao su và châm mực định lượng vừa đủ.

Vệ sinh bề mặt khắc cao su tránh đọng cặn

Vệ sinh bề mặt cao su là thao tác gạt sạch bụi giấy và cặn mực khô bám trong các rãnh chữ nhỏ bằng tăm bông mềm hoặc bàn chải chuyên dụng. Thao tác này giúp vết dấu dập ra luôn rõ ràng, các nét chữ thanh mảnh không bị dính vào nhau.

Sau thời gian dài dập dấu trên các loại giấy bìa thô, các sợi giấy nhỏ li ti sẽ bong ra và bám vào lớp mực ướt trên mặt cao su. Lớp bụi này kết dính với mực tạo thành cặn bẩn bám chặt trong các chữ cái có khoảng trống khép kín như chữ O, chữ D, chữ B hay các con số. Khi dập xuống giấy, những ký tự này sẽ bị đọng mực thành một đốm đặc, khó nhận biết ký tự bên trong.

Để làm sạch rãnh cao su, bạn ấn nhẹ cán dấu xuống một đoạn ngắn rồi gạt chốt khóa ở hai bên hông để cố định mặt cao su lộ ra ngoài. Bạn dùng tăm bông thấm nhẹ một ít nước ấm hoặc cồn y tế nồng độ nhẹ, lau nhẹ nhàng lên bề mặt các con chữ. Đối với các vết cặn mực khô cứng, bạn có thể dùng bàn chải đánh răng lông mềm chải nhẹ nhàng theo chiều nét chữ để loại bỏ cặn bẩn ra ngoài.

Bạn tránh dùng kim khâu, mũi dao rọc giấy hoặc các vật kim loại sắc nhọn để nạo vào khe chữ. Đầu nhọn kim loại sẽ làm trầy xước hoặc rách rãnh cao su, gây hỏng nét chữ và không thể phục hồi lại chất lượng in ban đầu. Sau khi lau chùi sạch sẽ, bạn dùng khăn giấy mềm thấm khô mặt cao su rồi mở chốt khóa để dấu lật trở lại bình thường.

Châm mực đúng loại giúp bảo vệ tấm mút khay dấu

Châm mực đúng loại và đúng liều lượng giúp tấm mút xốp trong khay mực duy trì độ đàn hồi, cấp mực đều đặn lên mặt cao su. Bạn nên chọn dùng Mực dấu Shiny chuyên dụng để nét in rõ và giữ độ bền cho phụ kiện.

Mỗi dòng cán dấu sử dụng loại mực tương thích riêng theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Con dấu cán lật văn phòng thông thường sử dụng mực gốc nước, có đặc tính thấm hút tốt vào sợi giấy và an toàn cho cao su. Nếu bạn đổ nhầm mực gốc dầu không phù hợp, mực bút lông hoặc mực in lụa vào khay mút, các dung môi mạnh trong các loại mực này sẽ làm tấm mút bị chai cứng, biến dạng khay nhựa và làm hỏng mặt chữ cao su.

Khi nhận thấy vết dấu dập ra bắt đầu nhạt màu, bạn tháo khay mút ra khỏi thân cán dấu. Bạn nhỏ vài giọt mực đều khắp bề mặt miếng nỉ, tập trung vào những vị trí mà mặt chữ thường xuyên tiếp xúc. Bạn không nên châm quá nhiều mực một lúc, tránh tình trạng mực bị tràn ra mép khay và rỉ vào các khớp trượt của thân cán khi thao tác.

Sau khi tra mực xong, bạn để khay mực nằm ngang bên ngoài trong vài phút để mực thấm đều vào bên trong các sợi mút. Khi thấy bề mặt miếng mút ẩm đều và không còn vũng mực đọng, bạn gắn khay lại vào thân cán rồi dập thử vài lần trên giấy nháp để lượng mực dàn trải cân bằng.

Để đặt làm các loại con dấu văn phòng đúng quy cách kỹ thuật hoặc yêu cầu kiểm tra maket mẫu dấu, bạn gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website để xưởng liên hệ lại.