Thủ tục làm con dấu cho văn phòng đại diện theo quy định

Con dấu của văn phòng đại diện là công cụ xác nhận văn bản trong các hoạt động giao dịch hành chính hàng ngày. Việc làm con dấu cần căn cứ vào mô hình pháp lý cụ thể của từng tổ chức. Doanh nghiệp trong nước và thương nhân nước ngoài có các bước thực hiện hoàn toàn khác nhau.

Nếu bạn phụ trách văn phòng đại diện của công ty Việt Nam, việc làm dấu do nội bộ doanh nghiệp tự định đoạt. Nếu bạn quản lý văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài, con dấu phải do cơ quan nhà nước kiểm duyệt và cấp phát. Việc xác định đúng nhóm đối tượng ngay từ đầu sẽ giúp bạn chuẩn bị giấy tờ chính xác, tránh mất thời gian điều chỉnh.

Mỗi phương án làm dấu đều đi kèm những điều kiện sử dụng và giới hạn quyền hạn nhất định. Bạn cần nắm rõ các quy định liên quan để vận hành văn bản trơn tru, hạn chế rủi ro tranh chấp về sau.

Quy định pháp lý về con dấu văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân độc lập, chỉ hoạt động với tư cách là đơn vị phụ thuộc của tổ chức quản lý. Quyền hạn của con dấu văn phòng vì thế cũng phụ thuộc vào sự phân cấp từ đơn vị chủ quản. Pháp luật hiện hành tách biệt rõ quyền tự chủ của doanh nghiệp nội địa với sự quản lý đối với tổ chức có vốn hoặc yếu tố nước ngoài.

Sự phân định này chi phối toàn bộ quy trình khắc dấu, hồ sơ nộp và nơi tiếp nhận yêu cầu. Đơn vị trong nước làm việc với cơ sở gia công con dấu. Trong khi đó, tổ chức nước ngoài phải nộp hồ sơ tại cơ quan công an có thẩm quyền.

Việc hiểu đúng cơ sở pháp lý giúp người phụ trách lựa chọn hình thức mộc dấu phù hợp với thẩm quyền ký kết. Dưới đây là các căn cứ cụ thể áp dụng riêng cho từng nhóm đối tượng.

Con dấu văn phòng đại diện doanh nghiệp Việt Nam

Trong phạm vi áp dụng cho doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp 2020, đơn vị có quyền tự quyết định về con dấu. Khoản 2 Điều 43 của luật này quy định doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp không phải làm thủ tục thông báo mẫu con dấu lên cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi đưa vào sử dụng. Bạn có thể tự đặt khắc dấu tròn, dấu vuông hoặc dấu chữ nhật tùy theo nhu cầu điều hành. Mọi quy định về quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu sẽ do điều lệ công ty hoặc quy chế nội bộ quy định.

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nội địa không nhất thiết phải có con dấu riêng. Nếu công việc văn phòng ít phát sinh giấy tờ giao nhận, bạn có thể dùng dấu của công ty mẹ gửi sang khi cần. Tuy nhiên, nếu văn phòng đặt tại các thành phố lớn như TP.HCM, một con dấu riêng sẽ giúp việc nhận bưu phẩm, thư từ và xử lý giấy tờ nội bộ thuận tiện hơn.

Đánh đổi lớn khi làm con dấu riêng là công ty mẹ phải kiểm soát việc đóng dấu chặt chẽ hơn. Nếu giao con dấu cho người đứng đầu văn phòng mà thiếu quy chế rõ ràng, đơn vị có thể đối mặt với rủi ro ký vượt quyền. Do đó, ban giám đốc cần có văn bản phân quyền cụ thể trước khi bàn giao mộc dấu.

Đăng ký con dấu cho văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Trong phạm vi áp dụng cho các cơ quan, tổ chức, văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài hoạt động tại Việt Nam theo quy định pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu, con dấu chịu sự quản lý của cơ quan công an. Đơn vị cần đăng ký mẫu con dấu và xin cấp giấy chứng nhận trước khi sử dụng.

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục này là Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội thuộc Công an tỉnh, thành phố nơi văn phòng đặt trụ sở. Đơn vị không được tự ý đặt khắc con dấu bên ngoài rồi đưa vào sử dụng tự do. Toàn bộ phôi dấu và quy trình cấp phát đều do cơ quan công an kiểm soát theo trình tự hành chính.

Hồ sơ xin cấp dấu chỉ được tiếp nhận khi văn phòng đã có Giấy phép thành lập hợp pháp do Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý các khu công nghiệp cấp. Mọi thông tin trên mặt con dấu phải đối chiếu chính xác từng ký tự với giấy phép hoạt động này. Nếu giấy phép có sai lệch hoặc hết hạn, cơ quan công an sẽ từ chối xử lý hồ sơ.

Sau khi hoàn tất thủ tục, văn phòng sẽ được cấp con dấu kèm Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Giấy chứng nhận này phải được lưu giữ cẩn thận tại văn phòng để xuất trình khi cơ quan chức năng kiểm tra định kỳ. Nếu làm mất giấy tờ này, việc xin cấp lại sẽ tốn nhiều thời gian xác minh.

Thủ tục làm con dấu cho văn phòng đại diện doanh nghiệp trong nước

Đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước, thủ tục làm con dấu rất linh hoạt và tiết kiệm thời gian. Bạn không cần nộp hồ sơ qua các cổng dịch vụ công của nhà nước hay chờ đợi xét duyệt hành chính. Quy trình chủ yếu là sự thống nhất về mặt nội dung, kích thước và phôi dấu giữa doanh nghiệp với xưởng gia công.

Mặc dù thủ tục giản lược, bạn vẫn cần chuẩn bị đầy đủ thông tin chuẩn xác để thợ lên bản vẽ đúng. Tránh việc làm dấu sai thông tin so với giấy phép đăng ký hoạt động của văn phòng.

Khi thành lập văn phòng mới, doanh nghiệp cũng nên xem xét đồng bộ nhận diện văn bản. Bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ Khắc dấu công ty để chọn kiểu chữ, màu mực tương đồng với con dấu pháp nhân của trụ sở chính.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi đặt làm dấu

Trong phạm vi quản lý cơ sở sản xuất con dấu theo Nghị định 96/2016/NĐ-CP, cơ sở khắc dấu có trách nhiệm kiểm tra thông tin hợp lệ của đơn vị đặt dấu. Bạn cần chuẩn bị các giấy tờ cơ bản để xưởng đối chiếu trước khi sản xuất mặt dấu.

Hồ sơ cần cung cấp gồm bản sao hoặc hình ảnh rõ nét của Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Thợ khắc dấu sẽ căn cứ vào đây để lấy chính xác tên văn phòng, mã số thuế trực thuộc và địa chỉ đặt trụ sở. Việc đối chiếu này giúp mặt dấu không bị sai chính tả hoặc sai lệch mã số định danh.

Người liên hệ đặt dấu cần cung cấp giấy tờ tùy thân của người đứng đầu văn phòng hoặc người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ. Nếu bạn là nhân viên văn phòng được giao việc, hãy chuẩn bị thêm giấy giới thiệu hoặc văn bản ủy quyền nội bộ. Điều này giúp cơ sở khắc dấu ghi nhận thông tin vào sổ theo dõi theo đúng quy định ngành nghề.

Khi chuẩn bị hồ sơ, bạn nên chụp lại bản gốc dưới ánh sáng rõ ràng, đầy đủ các góc và rõ mã số thuế, gửi qua biểu mẫu trực tuyến để xưởng kiểm tra kỹ thông tin.

Quy trình đặt dấu và nhận bàn giao

Quy trình gia công con dấu gồm các bước tiếp nhận nội dung, lên thiết kế kỹ thuật, khắc mặt cao su và dập thử nghiệm thực tế. Từng khâu đều đòi hỏi sự tỉ mỉ của người thợ để bản in đạt độ rõ nét trên giấy tờ.

Đầu tiên, thợ kỹ thuật sẽ đưa thông tin tên văn phòng vào phần mềm đồ họa để dàn trang. Do tên văn phòng đại diện thường rất dài, người thợ phải tính toán co giãn khoảng cách các chữ cái, độ dày nét viền và chọn kiểu chữ đứng dễ đọc. Bản thiết kế kỹ thuật sẽ được gửi lại cho bạn kiểm tra từng dấu câu, chữ viết hoa trước khi đưa vào máy khắc.

Sau khi bạn xác nhận duyệt mẫu, mặt dấu sẽ được khắc laser trên tấm cao su phẳng. Máy khắc sẽ gọt bỏ các phần viền thừa, giữ lại đường nét chữ nổi sắc cạnh. Mặt cao su sau khi khắc được làm sạch bụi, dán vào phôi dấu tự động và lắp khay mực theo màu bạn yêu cầu.

Khâu kiểm tra cuối cùng là dập thử vài lần lên giấy trắng để đánh giá độ đều mực. Thợ sẽ kiểm tra xem mực có bị đọng ở các rãnh chữ hẹp hay không, nét chữ dập xuống có bị lem viền hay không. Sau khi đạt yêu cầu, con dấu được đóng gói cẩn thận kèm theo phiếu hướng dẫn sử dụng và chuyển phát đến tận tay bạn.

Dưới đây là bảng so sánh giữa các loại phôi dấu lật tự động để bạn cân nhắc lựa chọn:

Đặc điểm phôi dấu	Phôi dấu lật thông thường	Phôi dấu kim loại chịu lực
Trọng lượng cầm tay	Nhẹ nhàng, dễ di chuyển, thao tác bấm êm ái trên bàn làm việc	Đầm tay, khung ngoài cứng cáp, phù hợp dập liên tục số lượng lớn
Khay mực đi kèm	Dễ tháo lắp để châm thêm mực nước khi cạn	Khay mực lớn hơn, mút mực giữ ẩm lâu, ít phải châm mực thường xuyên
Độ êm khi thao tác	Lực bấm vừa phải, phù hợp đóng văn bản hành chính thông thường	Cần lực dập dứt khoát, chân đế bám chặt mặt bàn giúp bản in không lệch
Không gian chứa chữ	Phù hợp với nội dung ngắn và vừa, từ hai đến ba dòng thông tin	Chứa được nhiều dòng chữ, phù hợp với các mẫu dấu có nhiều nội dung

Quy trình đăng ký con dấu cho văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cần thực hiện đăng ký con dấu tại cơ quan chức năng có thẩm quyền. Việc hoàn tất các bước đăng ký này giúp cơ sở đưa con dấu vào sử dụng thực tế cho các hoạt động giao dịch và văn bản tại Việt Nam.

Trình tự làm việc được tiến hành tại Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an cấp tỉnh nơi văn phòng đặt trụ sở. Mọi giấy tờ nộp vào đều phải trải qua quá trình thẩm định nghiêm ngặt về tính pháp lý.

Để quy trình diễn ra thuận lợi, người phụ trách cần tìm hiểu trước các biểu mẫu quy định và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.

Hồ sơ đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an

Trong phạm vi áp dụng đối với thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới theo hướng dẫn tại Cổng dịch vụ công Bộ Công an, hồ sơ cần được chuẩn bị thành một bộ hoàn chỉnh. Mọi giấy tờ phải còn hạn sử dụng và có chứng thực hợp lệ.

Thành phần hồ sơ gồm có văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu của người đứng đầu văn phòng đại diện. Văn bản này phải điền đầy đủ các thông tin về tên thương nhân nước ngoài, lý do xin cấp con dấu và cam kết sử dụng con dấu đúng mục đích.

Thành phần thứ hai là bản sao có công chứng Giấy phép thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Giấy phép này do Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý các khu công nghiệp cấp, phản ánh đúng địa chỉ hoạt động và người đứng đầu hiện tại. Nếu giấy phép vừa được cấp mới hoặc điều chỉnh nội dung, bạn cần nộp bản cập nhật gần nhất.

Người trực tiếp đi nộp hồ sơ phải có giấy giới thiệu của văn phòng đại diện, kèm theo giấy tờ tùy thân hợp lệ. Trường hợp người đứng đầu văn phòng là người nước ngoài trực tiếp đi nộp, cần xuất trình hộ chiếu bản chính kèm thẻ tạm trú hoặc thị thực còn thời hạn.

Các bước nộp hồ sơ và nhận kết quả

Người thực hiện thủ tục có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công của Bộ Công an. Nếu nộp trực tuyến, bạn cần quét các tài liệu gốc thành tập tin định dạng rõ ràng để tải lên hệ thống.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ công an sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của từng giấy tờ. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, bạn sẽ nhận được giấy biên nhận cùng thông báo thời gian hẹn trả kết quả. Nếu hồ sơ thiếu sót, cán bộ sẽ có phiếu hướng dẫn bổ sung các tài liệu còn thiếu để bạn hoàn thiện.

Thời gian xử lý hồ sơ thường kéo dài trong vài ngày làm việc tùy thuộc nơi tiếp nhận. Suốt quá trình này, phía công an sẽ đối chiếu thông tin giấy tờ và tiến hành sản xuất con dấu theo đúng mẫu phôi kỹ thuật.

Đến ngày hẹn, người được ủy quyền mang giấy hẹn cùng giấy tờ tùy thân bản chính đến nhận kết quả. Bạn sẽ nhận con dấu hoàn chỉnh kèm Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Số lượng con dấu và các thủ tục nhận bàn giao sẽ được cán bộ tiếp nhận hướng dẫn chi tiết.

Dưới đây là các bước thực hiện theo quy trình hành chính:

1. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm văn bản đề nghị, bản sao giấy phép thành lập có chứng thực và giấy tờ ủy quyền hợp lệ.
2. Nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội hoặc nộp qua cổng dịch vụ công trực tuyến.
3. Nhận phiếu tiếp nhận hồ sơ và giấy hẹn trả kết quả từ cán bộ phụ trách tiếp nhận.
4. Kiểm tra tiến độ xử lý hồ sơ qua tin nhắn hoặc tra cứu trên cổng dịch vụ công điện tử.
5. Đến bộ phận một cửa đúng ngày hẹn để nhận con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

Nội dung và hình thức thể hiện trên mặt con dấu

Mặt con dấu văn phòng đại diện cần phản ánh trung thực thông tin hoạt động, giúp đối tác dễ dàng nhận diện đơn vị ban hành văn bản. Bố cục mặt dấu phải cân đối, rõ ràng và không được gây nhầm lẫn với tư cách pháp nhân độc lập của công ty mẹ.

Tùy vào quy mô hoạt động và lượng thông tin cần hiển thị, bạn có thể lựa chọn hình dạng dấu tròn hoặc dấu chữ nhật. Việc sắp xếp các dòng chữ hợp lý sẽ giúp việc dập dấu lên văn bản rõ nét, không bị nhòe mực.

Bên cạnh dấu tên đơn vị, bạn có thể kết hợp thêm Khắc dấu mã số thuế để dập lên các chứng từ giao nhận hàng hóa. Con dấu này giúp văn phòng ghi chú nhanh thông tin hóa đơn mà không cần ký tên kèm theo.

Các thông tin cần thể hiện trên mặt dấu

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức và nội dung con dấu của văn phòng đại diện. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm thực tế để đối tác và các cơ quan hữu quan dễ dàng nhận diện và chấp thuận văn bản, mặt dấu nên thể hiện đầy đủ tên văn phòng đại diện theo giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, bao gồm cả cụm từ xác định tính chất phụ thuộc.

Nội dung đầu tiên là tên văn phòng đại diện, viết đúng từng từ theo giấy chứng nhận đăng ký hoạt động. Tiếp theo là tên doanh nghiệp chủ quản hoặc tên công ty mẹ ở nước ngoài. Dòng thông tin này giúp đối tác hiểu rõ văn phòng đang đại diện cho pháp nhân nào trong các giao dịch.

Dòng cuối cùng trên mặt dấu thường là mã số chi nhánh hoặc mã số thuế phụ thuộc, kèm theo địa danh tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở. Việc đưa địa danh vào mặt dấu giúp phân biệt rõ ràng giữa các văn phòng đại diện khác nhau của cùng một công ty mẹ khi đặt tại nhiều địa phương.

Khi thiết kế mặt dấu, bạn nên chọn các kiểu chữ in hoa đơn giản, không chân hoặc có chân nhẹ. Tránh dùng các phông chữ uốn lượn rườm rà vì khi thu nhỏ để khắc lên cao su, các đường nét sẽ bị dính vào nhau làm mờ chữ khi đóng dấu.

Lựa chọn hình dạng dấu tròn hoặc dấu vuông

Doanh nghiệp trong nước có quyền tự do lựa chọn làm dấu tròn hoặc dấu chữ nhật cho văn phòng đại diện. Mỗi hình dạng mang lại cảm quan và công năng sử dụng khác nhau trong công việc văn phòng thực tế.

Dấu tròn mang phong cách hành chính trang trọng, tương đồng với hình thức dấu pháp nhân của các doanh nghiệp. Khi bạn đóng dấu tròn lên các văn bản giao dịch, biên bản bàn giao hoặc thư giới thiệu, đối tác thường có cảm giác tin tưởng hơn về tính chính thức của giấy tờ. Tuy nhiên, khuôn tròn có hạn chế là diện tích viền hẹp, nếu tên văn phòng quá dài thì chữ khắc buộc phải co lại rất nhỏ.

Dấu chữ nhật hoặc dấu vuông lại có ưu thế về việc bố trí thông tin nhiều dòng. Các dòng chữ nằm ngang từ trái sang phải theo trật tự tự nhiên, giúp người đọc nhìn rõ tên công ty mẹ, tên văn phòng và mã số thuế. Chiều cao của các con chữ trong dấu chữ nhật thường lớn hơn, giúp mực bám đều và rất ít khi bị bệt nét.

Bạn có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây để đưa ra lựa chọn phù hợp cho đơn vị của mình:

Tiêu chí so sánh	Con dấu hình tròn	Con dấu hình chữ nhật
Khả năng thể hiện chữ	Chữ chạy uốn cong theo vòng tròn, giới hạn số lượng ký tự trên mỗi dòng	Chữ xếp ngang nhiều dòng thẳng thớm, chứa được tên văn phòng rất dài
Tính chất sử dụng văn bản	Phù hợp đóng các công văn, thư chào hàng, thỏa thuận hợp tác sơ bộ	Phù hợp đóng phiếu thu chi nội bộ, biên bản nhận thư từ, hồ sơ kho bãi
Căn chỉnh khi dập dấu	Người dập phải quan sát chiều trên dưới của cán dấu để không bị ngược	Thân dấu vuông vức, rất dễ canh thẳng hàng với lề giấy và dòng chữ ký
Thay khay mực định kỳ	Khay mực tròn, cần ấn nhẹ chốt khóa thân dấu để trượt khay ra ngoài	Khay mực chữ nhật rộng rãi, thao tác trượt ra để châm mực rất thuận tiện

Lưu ý quản lý và xử lý sự cố con dấu văn phòng đại diện

Con dấu là tài sản của đơn vị, gắn liền với trách nhiệm hành chính và nghĩa vụ bồi thường nếu sử dụng sai mục đích. Do văn phòng đại diện hoạt động dựa trên sự ủy quyền, việc phân cấp quản lý con dấu cần được văn bản hóa rõ ràng.

Nếu không có quy chế quản lý chặt chẽ, việc sử dụng con dấu bừa bãi có thể dẫn đến các hợp đồng vượt thẩm quyền. Khi đó, công ty mẹ sẽ phải chịu trách nhiệm liên đới trong việc giải quyết các tranh chấp phát sinh.

Để chuẩn hóa quy trình ký duyệt giấy tờ, bạn nên kết hợp trang bị thêm Khắc dấu chức danh cho trưởng đại diện. Việc dập dấu chức danh kèm chữ ký tươi giúp xác định rõ danh tính người chịu trách nhiệm trước khi đóng mộc văn phòng lên văn bản.

Xử lý khi con dấu bị mất hoặc mòn hỏng

Trong quá trình sử dụng, con dấu có thể bị mòn mặt cao su, hư hỏng hoặc bị thất lạc do sơ suất của nhân viên. Tùy thuộc vào mô hình pháp lý của văn phòng, quy trình xử lý sẽ có sự khác nhau cơ bản.

Đối với văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài, theo quy định về quản lý và sử dụng con dấu, khi bị mất con dấu, bạn cần thông báo ngay cho cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận. Cơ quan công an sẽ tiếp nhận tin báo, ra thông báo hủy giá trị con dấu cũ và hướng dẫn hồ sơ xin cấp lại. Nếu con dấu bị mòn chữ hoặc gãy hỏng thân nhựa, bạn phải nộp lại con dấu cũ kèm giấy chứng nhận gốc để làm thủ tục đổi con dấu mới.

Đối với văn phòng đại diện của công ty trong nước, việc xử lý đơn giản hơn rất nhiều. Khi con dấu bị mất hoặc hư hỏng, người phụ trách chỉ cần báo cáo ban giám đốc công ty mẹ để ra quyết định hủy bỏ mẫu dấu cũ. Sau đó, doanh nghiệp đặt khắc lại một con dấu mới tại cơ sở sản xuất có đăng ký kinh doanh.

Khi sử dụng, bạn không nên dùng tiếp các con dấu đã bị sứt mẻ cao su hoặc nứt gãy thân dấu. Mặt dấu hỏng sẽ làm lem mực, làm biến dạng chữ số mã số thuế, khiến các giấy tờ giao nhận bị đối tác từ chối tiếp nhận. Việc thay mới mặt dấu hoặc đổi cán dấu mới sẽ giúp công việc giấy tờ diễn ra suôn sẻ.

Phân định phạm vi sử dụng dấu giữa văn phòng và công ty mẹ

Trong phạm vi quy định đối với văn phòng đại diện tại Luật Doanh nghiệp 2020 áp dụng cho doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền. Văn phòng không có chức năng thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời độc lập.

Do đó, con dấu văn phòng đại diện không được dùng để đóng lên các hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa, trừ khi người đứng đầu có giấy ủy quyền hợp pháp của người đại diện pháp luật công ty mẹ. Việc tự ý đóng dấu văn phòng lên các cam kết nợ nần hoặc thỏa thuận thương mại lớn có thể bị tòa án tuyên vô hiệu khi xảy ra tranh chấp.

Văn phòng đại diện cũng không có quyền tự xuất hóa đơn giá trị gia tăng độc lập. Con dấu của văn phòng chỉ được sử dụng trong phạm vi công việc nội bộ và hành chính hàng ngày. Các văn bản được phép đóng dấu gồm có hợp đồng thuê nhà làm trụ sở, hợp đồng lao động với nhân viên văn phòng, phiếu đề xuất vật tư và các công văn gửi cơ quan quản lý tại địa phương.

Người đứng đầu văn phòng cần ban hành sổ theo dõi đóng dấu chi tiết tại bàn làm việc. Mỗi lần đóng mộc lên tài liệu, nhân viên phải ghi rõ ngày tháng, trích yếu văn bản, người ký duyệt và số lượng bản đóng dấu. Việc ghi chép này giúp kiểm soát việc dùng dấu chặt chẽ, tránh nguy cơ văn bản bị đóng khống chữ ký.

Để con dấu có độ bền tốt khi sử dụng hàng ngày, bạn cần lưu ý thêm một số thao tác bảo quản cơ bản. Không đặt con dấu ở những nơi có nhiệt độ cao hoặc phơi trực tiếp dưới ánh nắng mặt trời, vì nhiệt độ lớn sẽ làm khô cứng mặt cao su và bay hơi dung môi của mực. Khi thấy nét dập bị mờ nhạt, bạn chỉ cần châm thêm vài giọt mực nước cùng loại vào khay mút, để mực thấm đều khoảng mười phút rồi tiếp tục sử dụng.

Khi bạn cần gia công con dấu cho văn phòng đại diện hoặc muốn tư vấn chọn kiểu phôi dấu phù hợp với nội dung giấy phép, bạn hãy gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website để xưởng liên hệ lại.