Mẫu dấu hoàn công bản vẽ xây dựng theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP

Căn cứ quy định về dấu hoàn công trong xây dựng

Khi hoàn thành công tác thi công một hạng mục hay toàn bộ công trình, việc lập bản vẽ hoàn thành để nghiệm thu là công việc quen thuộc của kỹ sư hiện trường. Bạn cần thể hiện đúng hiện trạng kích thước thực tế so với bản vẽ thiết kế đã duyệt, sau đó đóng khung dấu xác nhận của các bên liên quan. Khung dấu này giúp phân định trách nhiệm kiểm tra, đo đạc và nghiệm thu giữa đơn vị thi công cùng tư vấn giám sát.

Tùy vào mô hình hợp đồng của từng dự án, bạn sẽ cần chọn mẫu khung dấu ba ô ký hoặc bốn ô ký cho phù hợp. Khi nghiệm thu và quản lý chất lượng công trình theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, nội dung mặt dấu được hướng dẫn chi tiết tại biểu mẫu kèm theo. Việc hiểu rõ từng ô thông tin, chọn đúng loại cán dấu và đóng dấu đúng kỹ thuật sẽ giúp hồ sơ nghiệm thu diễn ra thuận lợi, tránh việc phải in lại bản vẽ do lem mực hay sai thông tin.

Các mẫu dấu bản vẽ hoàn công

Căn cứ theo Phụ lục II Nghị định 06/2021/NĐ-CP, công tác lập bản vẽ hoàn thành công trình xây dựng được hướng dẫn qua hai mẫu khung dấu cụ thể cho từng mô hình quản lý dự án. Việc sử dụng đúng mẫu biểu giúp hồ sơ hoàn công đạt tính thống nhất, hỗ trợ quá trình lưu trữ và thanh quyết toán khối lượng sau này. Mỗi mẫu dấu đều xác định rõ tư cách tham gia của từng chủ thể, từ người trực tiếp lập bản vẽ cho đến cán bộ phụ trách hiện trường.

Khung dấu hoàn công dùng để ghi nhận sự xác nhận của các đơn vị đối với các kích thước, thông số hình học thực tế ngoài công trường. Khi công trình hoàn thành, bản vẽ hoàn công phản ánh đúng những gì đã được xây dựng thực tế, bao gồm cả những vị trí có sự điều chỉnh trong ngưỡng cho phép so với bản vẽ thiết kế ban đầu. Chữ ký cùng họ tên của các bên trên khung dấu thể hiện sự thống nhất về các số liệu đo đạc tại hiện trường.

Nội dung thể hiện trên mặt dấu hoàn công gồm các trường thông tin cơ bản được bố trí từ trên xuống dưới. Dòng trên cùng thể hiện tên đầy đủ của đơn vị nhà thầu thi công xây dựng theo đăng ký kinh doanh. Dòng tiếp theo là tiêu đề viết hoa rõ ràng BẢN VẼ HOÀN CÔNG, phía dưới là dòng để trống ghi ngày, tháng, năm thực hiện ký xác nhận. Phần dưới cùng được chia thành các ô cột tương ứng với từng chức danh tham gia ký duyệt hồ sơ.

Mỗi ô ký đều có phần ghi chú rõ ràng về việc ghi họ tên, chức vụ và chữ ký trực tiếp của người phụ trách. Chiều cao của khung viền dấu cần đủ thoáng để người ký ký tay trọn vẹn, không làm đè chữ ký lên các đường chỉ kẻ khung. Bạn nên kiểm tra kỹ tên pháp nhân của nhà thầu trên hợp đồng trước khi đặt gia công khắc dấu hoàn công để tránh sai lệch thông tin so với các tài liệu khác trong hồ sơ nghiệm thu.

Mẫu số 1 áp dụng cho hình thức không có tổng thầu

Đối với các gói thầu thi công xây dựng không có tổng thầu theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, Mẫu số 1 tại Phụ lục II được sử dụng khi chủ đầu tư ký hợp đồng trực tiếp với từng nhà thầu độc lập. Mô hình này xuất hiện phổ biến tại các công trình dân dụng, nhà xưởng vừa và nhỏ hoặc các dự án chia tách thành nhiều gói thầu xây lắp riêng biệt. Khung dấu Mẫu số 1 được thiết kế với ba vị trí ký xác nhận theo hàng ngang.

Vị trí ô ký thứ nhất ở phía bên trái ngoài cùng dành cho Người lập bản vẽ hoàn công. Người lập ở đây thường là kỹ sư phụ trách hồ sơ chất lượng hoặc cán bộ kỹ thuật trực tiếp đo đạc kích thước hoàn thiện ngoài hiện trường của nhà thầu. Ô này yêu cầu ghi rõ họ tên, chức vụ trong ban chỉ huy công trình và chữ ký trực tiếp bằng bút mực. Kỹ sư lập bản vẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác của các đường nét, trị số kích thước và ghi chú kỹ thuật thể hiện trên tờ bản vẽ.

Vị trí ô ký ở giữa dành cho Người phụ trách kỹ thuật thi công trực tiếp của nhà thầu thi công xây dựng. Khung ô yêu cầu ghi rõ họ tên và ký xác nhận, thể hiện việc kiểm tra của bộ phận kỹ thuật thi công trước khi chuyển hồ sơ sang đơn vị tư vấn giám sát.

Vị trí ô ký thứ ba ở phía bên phải ngoài cùng dành cho Tư vấn giám sát trưởng, đại diện cho đơn vị tư vấn giám sát của chủ đầu tư. Cán bộ giám sát trưởng ký xác nhận sau khi đã đối chiếu số liệu đo đạc thực tế với hồ sơ thiết kế và các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng từng giai đoạn. Yêu cầu tại ô này là ghi rõ họ tên, chức vụ và chữ ký, tạo nên sự đồng thuận kỹ thuật giữa đơn vị thi công và đại diện chủ đầu tư.

Khoảng cách giữa ba ô ký cần được phân chia đồng đều, cân đối theo chiều dài tổng thể của con dấu. Việc phân chia cột rõ ràng giúp các bên ký tên dễ dàng, không bị lấn sang phần ô của nhau. Khi đặt làm con dấu, bạn nên cung cấp đúng chức danh theo quyết định bổ nhiệm nhân sự của công trường để thợ khắc đưa chữ vào maket một cách chuẩn xác.

Mẫu số 2 áp dụng cho hình thức có tổng thầu thi công

Với các dự án áp dụng hình thức hợp đồng tổng thầu thi công xây dựng theo Phụ lục II Nghị định 06/2021/NĐ-CP, biểu mẫu hướng dẫn áp dụng Mẫu số 2 với cấu trúc bốn vị trí ký. Khung dấu này phản ánh sự phối hợp giữa tổng thầu xây dựng và các nhà thầu phụ trực tiếp thi công hạng mục. Bố cục mặt dấu được mở rộng thêm một ô ký để thể hiện đầy đủ các chủ thể tham gia kiểm soát chất lượng.

Cột ký thứ nhất tính từ bên trái sang vẫn là vị trí của Người lập bản vẽ hoàn công thuộc bộ phận kỹ thuật của tổng thầu. Người lập tổng hợp số liệu đo đạc từ nhà thầu phụ, kiểm tra tính khớp nối với hệ thống tim trục chung của dự án rồi thể hiện lên bản vẽ. Cột này yêu cầu ghi rõ họ tên, chức vụ kỹ thuật và chữ ký trực tiếp của người lập.

Cột ký thứ hai dành cho Người phụ trách kỹ thuật thi công trực tiếp của nhà thầu phụ hoặc chỉ huy trưởng nhà thầu phụ. Vị trí này gắn liền với trách nhiệm thi công thực tế tại hiện trường, nơi nhà thầu phụ trực tiếp triển khai máy móc, nhân công và vật tư. Cán bộ kỹ thuật của nhà thầu phụ ký xác nhận kích thước hoàn thành thực tế của gói thầu mà mình đảm nhiệm.

Cột ký thứ ba dành cho Người phụ trách kỹ thuật thi công của tổng thầu hoặc chỉ huy trưởng công trình của tổng thầu. Tổng thầu chịu trách nhiệm kiểm tra lại kết quả thi công của nhà thầu phụ, xác nhận sự phù hợp của hạng mục với tổng thể công trình trước khi mời tư vấn giám sát nghiệm thu. Cột này yêu cầu ghi rõ họ tên và chữ ký của cán bộ đại diện tổng thầu.

Cột ký thứ tư ở phía bên phải ngoài cùng là vị trí của Tư vấn giám sát trưởng của chủ đầu tư. Giám sát trưởng thực hiện kiểm tra chéo số liệu giữa báo cáo của tổng thầu và kết quả kiểm tra độc lập tại hiện trường trước khi ký tên. Bốn chữ ký trên khung dấu tạo nên chuỗi liên kết trách nhiệm kỹ thuật rõ ràng, giúp việc truy xuất nguồn gốc số liệu thi công sau này trở nên minh bạch và chuẩn xác.

Mẫu tham chiếu thực tế và kích thước dấu hoàn công

Theo hướng dẫn lập biểu mẫu tại Nghị định 06/2021/NĐ-CP, văn bản ghi chú rõ kích thước dấu tùy thuộc kích cỡ chữ, không ấn định kích thước cố định bằng số milimet. Do đó, kích thước khung viền ngoài thực tế được xưởng điều chỉnh linh hoạt dựa trên độ dài tên công ty và số lượng ô chức danh cần thể hiện. Khi tên nhà thầu có nhiều ký tự hoặc có thêm tên đơn vị thành viên, kích thước con dấu cần được mở rộng để phông chữ không bị ép nhỏ.

Nếu chọn kích thước khung dấu quá nhỏ, các ô ký bên dưới sẽ bị thu hẹp đáng kể. Kỹ sư khi ký tên sẽ gặp khó khăn, nét chữ ký dễ bị lem đè lên các dòng chữ in sẵn hoặc tràn ra ngoài khung viền. Ngược lại, nếu khung dấu quá lớn so với khoảng trống tại góc bản vẽ, hình ảnh con dấu sẽ lấn chiếm vào các chi tiết kỹ thuật của bản vẽ xây dựng, gây mất thẩm mỹ cho bộ hồ sơ nghiệm thu.

Các kích thước tham chiếu thường được các xưởng gia công chế tạo dựa trên thói quen sử dụng thực tế của kỹ sư tại công trường. Dưới đây là bảng thông tin so sánh các kích thước tham chiếu cùng đặc điểm cấu tạo của từng loại:

Mẫu dấu	Số lượng ô chức danh	Kích thước tham chiếu	Dòng cán phù hợp	Phạm vi sử dụng phù hợp
Mẫu số 1	3 ô ký	Khổ nhỏ	Dấu liền mực hoặc cán gỗ	Tên nhà thầu ngắn, bản vẽ khổ A4 hoặc A3, ít thông tin phụ
Mẫu số 1	3 ô ký	Khổ vừa	Dấu liền mực hoặc cán gỗ	Tên nhà thầu độ dài trung bình, ô ký đủ thoáng cho chữ ký tay
Mẫu số 2	4 ô ký	Khổ vừa	Dấu cán gỗ chấm mực ngoài	Áp dụng cho công trình có tổng thầu, tên các bên gọn gàng
Mẫu số 2	4 ô ký	Khổ lớn	Dấu cán gỗ chấm mực ngoài	Tên tổng thầu và nhà thầu phụ dài, cần khoảng trống ký rộng

Khi đặt dấu, bạn nên viết rõ nội dung dòng tên công ty ra giấy, xác định rõ hình thức có tổng thầu hay không có tổng thầu. Thợ khắc sẽ dựa vào số lượng chữ thực tế để dàn trang maket, cân đối cỡ chữ tiêu đề và độ rộng từng cột ký trước khi cắt mặt cao su. Việc duyệt bản vẽ maket trên màn hình giúp bạn kiểm tra chính tả, kiểm tra sự cân đối của các ô chức danh trước khi xưởng tiến hành sản xuất hoàn thiện.

Dấu hoàn công chấm mực khay gỗ

Dấu hoàn công cán gỗ là dòng dấu truyền thống, cấu tạo gồm mặt cao su khắc laser dán cố định vào thân gỗ tự nhiên, sử dụng kèm theo một khay mực lớn rời bên ngoài. Thân cán gỗ thường được tiện nguyên khối từ gỗ thịt, bề mặt được mài nhẵn, có núm cầm phía trên giúp người sử dụng tạo lực tì đè chắc chắn khi đóng dấu. Mặt cao su được khắc bằng máy laser chuyên dụng, tạo độ sâu rãnh chữ sắc nét và viền khung thẳng thớm.

Khay mực đi kèm dấu gỗ thường là loại khay kim loại hoặc hộp nhựa có mút nỉ khổ lớn, ví dụ như khay mực lăn tay SM-2 hoặc các khay mực cỡ đại chuyên dùng cho công trường. Khi sử dụng, người đóng dấu sẽ đặt nhẹ mặt cao su lên bề mặt miếng nỉ tẩm mực, ấn nhẹ để mực bám đều lên các đường nét nổi, sau đó chuyển con dấu sang bề mặt tờ bản vẽ rồi dùng lực ấn dứt khoát. Thao tác này đòi hỏi sự cẩn thận và quen tay để lượng mực phủ đều khắp mặt dấu.

Ưu điểm lớn của dòng dấu cán gỗ là độ bền cơ học cao, chịu được va đập tốt trong môi trường công trường nhiều bụi bặm và sỏi đá. Cán gỗ không có các chi tiết khớp xoay nhựa phức tạp nên ít khi bị nứt vỡ hay hư hỏng khi vô tình làm rơi. Hơn nữa, kích thước cán gỗ có thể cắt theo yêu cầu với các khổ lớn, đáp ứng tốt cho những mẫu dấu bốn ô ký có tên nhà thầu rất dài mà các dòng hộp dấu nhựa liền mực không vừa.

Tuy nhiên, dòng dấu gỗ cũng có những đánh đổi nhất định về tính tiện dụng khi mang theo ra hiện trường. Do khay mực nằm rời bên ngoài, bạn luôn phải mang theo cả con dấu lẫn hộp mực, tiềm ẩn nguy cơ mực dính vào tay áo hoặc rơi vãi ra tài liệu nếu hộp mực bị nghiêng. Nếu người đóng tì dấu quá mạnh vào khay mực, mực sẽ đọng vào các kẽ chữ nhỏ, khi đóng xuống bản vẽ dễ tạo ra vết nhòe bệt, làm giảm độ sắc nét của khung tên nghiệm thu.

Dấu hoàn công liền mực khổ lớn

Dấu hoàn công liền mực tích hợp sẵn khay mực bên trong thân vỏ hộp dấu, giúp thao tác đóng dấu diễn ra nhanh chóng và thuận tiện khi sử dụng tại văn phòng ban điều hành hoặc công trường.

Dòng dấu liền mực mang lại sự tiện lợi khi cần đóng dấu số lượng lớn bản vẽ. Bạn chỉ cần đặt con dấu vào đúng vị trí cần đóng rồi ấn tay cầm xuống. Nhờ khay mực bên trong cung cấp lượng mực đều đặn, các nét chữ, đường viền và ô chức danh hiển thị rõ ràng, hạn chế hiện tượng tràn mực hay nhòe nét.

Dòng dấu này rất phù hợp khi sử dụng trong môi trường văn phòng ban điều hành công trường hoặc văn phòng tư vấn thiết kế. Kỹ sư có thể mang con dấu theo trong cặp làm việc mà không sợ mực rò rỉ ra xung quanh, nhờ có nắp chụp bảo vệ đáy dấu đi kèm. Quá trình nghiệm thu hàng chục bộ hồ sơ thanh toán khối lượng sẽ diễn ra nhẹ nhàng, nhanh chóng hơn khi không phải thực hiện thao tác chấm mực thủ công sau mỗi lần dập.

Mặc dù vậy, dấu liền mực cũng có một số hạn chế mà bạn cần lưu ý trong quá trình vận hành và bảo quản. Khổ dấu liền mực bị giới hạn bởi kích thước khung vỏ của nhà sản xuất phôi, không thể tùy biến mở rộng vô hạn như cán gỗ. Ngoài ra, khi châm thêm mực, bạn nên sử dụng đúng loại mực dấu phù hợp như mực dấu Shiny để tránh làm hỏng khay mực và biến dạng mặt cao su.

Vị trí và thẩm quyền ký đóng dấu bản vẽ hoàn công

Vị trí đóng khung dấu hoàn công thông thường nằm ở góc dưới cùng bên phải của tờ bản vẽ thi công, ngay sát phía trên hoặc kết hợp bên cạnh khung tên kỹ thuật của bản vẽ. Vị trí này được sắp xếp để khi bản vẽ được gấp lại theo tiêu chuẩn khổ A4, toàn bộ khung tên và con dấu hoàn công sẽ hiển thị ngay trên mặt bìa trên cùng. Cách bố trí này giúp người kiểm tra hồ sơ dễ dàng quan sát thông tin dự án, ngày lập bản vẽ và các chữ ký nghiệm thu mà không cần mở toàn bộ tờ bản vẽ khổ lớn.

Về nguyên tắc pháp lý, các cá nhân có tên trong các ô chức danh của con dấu phải trực tiếp cầm bút ký bằng chữ ký sống, ghi rõ họ tên và ngày tháng ký duyệt. Chữ ký sống giúp khẳng định trách nhiệm cá nhân của từng kỹ sư trước pháp luật về tính chân thực của số liệu kỹ thuật thể hiện trên giấy. Việc sử dụng khắc dấu chữ ký khắc sẵn để dập thay cho việc ký tay trực tiếp lên khung dấu hoàn công là không phù hợp với quy trình nghiệm thu chất lượng công trình xây dựng.

Mực bút dùng để ký xác nhận trên khung dấu nên chọn màu mực xanh, giúp nét ký nổi bật trên nền giấy in trắng đen của bản vẽ kỹ thuật. Cán bộ tham gia ký duyệt cần dùng bút bi hoặc bút mực nước có độ bám dính tốt, nét mực khô nhanh để tránh bị nhòe khi gấp xếp tài liệu. Người ký nên ký trọn vẹn bên trong phạm vi ô chức danh được phân chia, giữ khoảng cách rõ ràng với các dòng chữ in sẵn để hồ sơ đạt độ thẩm mỹ cao.

Theo quy định tại Phụ lục II Nghị định 06/2021/NĐ-CP, khung dấu hoàn công chỉ gồm chữ ký và họ tên của các chức danh chịu trách nhiệm kỹ thuật trực tiếp. Quy định hiện hành không yêu cầu người đại diện pháp luật phải ký hay đóng dấu tròn pháp nhân của doanh nghiệp lên khung dấu này. Việc đóng thêm con dấu tròn của nhà thầu chỉ thực hiện khi các bên có thỏa thuận riêng trong hợp đồng xây dựng hoặc theo yêu cầu cụ thể của từng chủ đầu tư dự án.

Trách nhiệm ký xác nhận của các đơn vị

Về quy định nghiệm thu và quản lý chất lượng công trình xây dựng theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, mỗi cá nhân tham gia ký xác nhận trên bản vẽ hoàn công đều gắn liền với trách nhiệm kỹ thuật cụ thể. Sự phối hợp kiểm tra giữa cán bộ hiện trường của nhà thầu và tư vấn giám sát tạo thành hàng rào kiểm soát đa tầng đối với chất lượng hình học của công trình. Mỗi bên đều phải thực hiện đầy đủ các bước kiểm tra thực địa trước khi đặt bút ký.

Người lập bản vẽ hoàn công chịu trách nhiệm trực tiếp về sự chuẩn xác của các kích thước ghi nhận từ hiện trường lên giấy vẽ. Cán bộ này phải có mặt tại vị trí thi công, sử dụng máy thủy bình, máy toàn đạc hoặc thước đo tiêu chuẩn để đo đạc cao độ, tim trục, kích thước hình học của từng cấu kiện sau khi hoàn thành. Nếu phát hiện có sai lệch kích thước so với thiết kế, người lập phải báo cáo ngay cho chỉ huy trưởng để có phương án xử lý theo đúng quy trình kỹ thuật.

Người phụ trách kỹ thuật thi công trực tiếp của nhà thầu chịu trách nhiệm kiểm tra sự tuân thủ thiết kế và biện pháp thi công của hạng mục công trình. Trước khi ký vào khung dấu hoàn công, cán bộ kỹ thuật đối chiếu số liệu đo đạc thực tế của người lập bản vẽ với nhật ký thi công và hồ sơ nghiệm thu nội bộ. Chữ ký này xác nhận hạng mục thi công đúng kích thước hình học và đạt yêu cầu kỹ thuật theo hồ sơ.

Tư vấn giám sát trưởng của chủ đầu tư thực hiện quyền hạn giám sát độc lập, bảo vệ quyền lợi của chủ đầu tư về mặt chất lượng và khối lượng xây dựng. Cán bộ giám sát trưởng chỉ ký xác nhận khi đã trực tiếp hoặc cử giám sát viên kiểm tra lại kích thước hiện trường, xác nhận các sai số nằm trong giới hạn cho phép của tiêu chuẩn thi công hiện hành. Trường hợp phát hiện số liệu trên bản vẽ không khớp với hiện trạng thực tế, tư vấn giám sát có quyền từ chối ký và yêu cầu nhà thầu đo đạc, lập lại bản vẽ cho chính xác.

Cách đóng dấu khi bản vẽ không đổi kích thước

Theo hướng dẫn tại Mục 1 Phụ lục II kèm theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, trường hợp các kích thước, thông số thực tế của hạng mục công trình, công trình xây dựng không vượt quá sai số cho phép so với kích thước, thông số thiết kế thì bản vẽ thi công được chụp lại và được các bên liên quan đóng dấu, ký xác nhận lên bản vẽ để làm bản vẽ hoàn công. Quy định này giúp giảm thiểu khối lượng công việc vẽ lại, rút ngắn thời gian chuẩn bị hồ sơ cho nhà thầu.

Khi áp dụng phương án này, bạn cần chuẩn bị bản in sao chụp rõ nét từ bản vẽ thiết kế thi công gốc đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt trước đó. Bản chụp lại phải giữ nguyên vẹn tỷ lệ hình vẽ, các đường nét kiến trúc, ký hiệu kết cấu, kích thước chi tiết và không bị mờ nhòe hay đứt nét. Bạn cần kiểm tra xem góc dưới bên phải tờ bản vẽ có khoảng trống sạch sẽ, không có chi tiết vẽ kỹ thuật chèn ngang để chuẩn bị cho việc dập khung con dấu.

Quy trình thao tác đóng dấu lên bản vẽ chụp lại cần thực hiện theo các bước cẩn thận:

Đầu tiên, bạn trải tờ bản vẽ phẳng phiu lên một mặt bàn làm việc rộng rãi, cứng cáp và hoàn toàn sạch sẽ, tránh các hạt bụi hay mẩu vụn bên dưới có thể làm thủng giấy khi ấn mạnh. Nếu bàn làm việc có bề mặt quá cứng, bạn có thể lót thêm một tập giấy mỏng hoặc tấm lót cao su phẳng phía dưới để tăng độ đàn hồi, giúp vết mực dấu bám đều hơn.

Tiếp theo, bạn căn chỉnh con dấu sao cho khung viền song song với mép giấy của tờ bản vẽ và nằm ngay ngắn phía trên khung tên kỹ thuật. Nếu sử dụng dấu cán gỗ, bạn chấm mực đều tay vào khay nỉ, lau nhẹ các giọt mực thừa dính ở mép ngoài mặt cao su nếu có, rồi đưa con dấu vào vị trí đã định. Đặt con dấu thẳng đứng từ trên xuống, dồn lực đều vào hai lòng bàn tay ấn mạnh xuống toàn bộ bề mặt cán dấu trong khoảng hai giây rồi nhấc thẳng con dấu lên.

Cuối cùng, bạn quan sát kỹ vết in vừa dập ra trên giấy vẽ để kiểm tra chất lượng hình ảnh. Vết dấu hoàn công đạt yêu cầu khi khung viền liền mạch, không bị đứt đoạn, các chữ cái tên công ty và các ô chức danh hiển thị sắc nét, không bị lem mực sang các vùng lân cận. Sau khi đóng dấu xong, bạn để tờ bản vẽ nằm yên trên bàn cho lớp mực khô hẳn rồi mới chuyển cho các cá nhân liên quan thực hiện việc ký xác nhận.

Lưu ý khi nghiệm thu và lưu trữ bản vẽ hoàn công

Bản vẽ hoàn công là tài liệu kỹ thuật có giá trị lưu trữ lâu dài theo tuổi thọ của công trình xây dựng, phục vụ cho công tác bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ hoặc cải tạo mở rộng sau này. Do đó, việc bảo quản hồ sơ giấy và duy trì độ bền màu của mực đóng dấu đòi hỏi sự cẩn trọng từ khâu hoàn thiện hồ sơ ban đầu. Nếu sử dụng loại mực kém chất lượng hoặc cất giữ trong môi trường ẩm mốc, nét chữ và vết mực dấu có thể bị phai mờ sau một thời gian, gây khó khăn cho việc tra cứu thông tin kỹ thuật.

Trong quá trình nghiệm thu hồ sơ tại hiện trường, tính đồng nhất giữa con dấu hoàn công và các văn bản pháp lý khác trong tập hồ sơ luôn được kiểm tra kỹ lưỡng. Tên nhà thầu trên mặt dấu hoàn công phải trùng khớp hoàn toàn với tên trên con dấu công ty và tên doanh nghiệp ghi trên hợp đồng thi công. Bất kỳ sự sai khác nào về việc viết tắt chữ cái hoặc thiếu thông tin đơn vị đều có thể khiến cơ quan chuyên môn yêu cầu giải trình và đóng dấu lại.

Chức danh của các cá nhân ký trong khung dấu cần được ghi đúng theo thẩm quyền được phân công trong ban chỉ huy công trình hoặc quyết định giao việc của chủ đầu tư. Khi có sự thay đổi nhân sự kỹ thuật trong quá trình thi công kéo dài, nhà thầu nên cập nhật các văn bản thay thế nhân sự tương ứng vào hồ sơ hoàn công. Việc chuẩn bị chu đáo các văn bản giao việc và hồ sơ kỹ thuật này giúp quá trình bàn giao công trình đưa vào sử dụng diễn ra thuận lợi, giảm thiểu vướng mắc về mặt thủ tục khi nghiệm thu.

Xử lý khi thông số thi công vượt sai số cho phép

Theo quy định tại Mục 1 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, nếu các kích thước, thông số thực tế thi công có thay đổi so với kích thước, thông số của thiết kế bản vẽ thi công được phê duyệt thì cho phép nhà thầu thi công xây dựng ghi lại các trị số kích thước, thông số thực tế trong ngoặc đơn bên cạnh hoặc bên dưới các trị số kích thước, thông số cũ trong tờ bản vẽ này. Đây là hướng dẫn cụ thể giúp xử lý các thay đổi nhỏ ngoài hiện trường một cách linh hoạt và minh bạch.

Khi áp dụng cách ghi trị số trong ngoặc đơn, cán bộ kỹ thuật dùng bút mực đỏ hoặc màu mực tương phản gạch nhẹ một đường ngang qua con số thiết kế cũ, sau đó ghi trị số đo đạc thực tế ngay bên cạnh hoặc phía dưới và đặt trong dấu ngoặc đơn. Cách thể hiện này giúp người đọc hồ sơ nhận biết ngay được kích thước cũ và giá trị hình học thực tế sau khi thi công xong. Cán bộ giám sát sẽ kiểm tra lại từng con số chỉnh sửa này trước khi tiến hành ký xác nhận vào khung dấu hoàn công.

Bên cạnh đó, theo Mục 1 Phụ lục II của Nghị định 06/2021/NĐ-CP, trong trường hợp cần thiết, nhà thầu thi công xây dựng có thể vẽ lại bản vẽ hoàn công mới, có khung tên bản vẽ hoàn công tương tự như mẫu dấu bản vẽ hoàn công. Trường hợp này thường xảy ra khi hiện trạng thi công có nhiều thay đổi phức tạp, việc ghi đè số liệu vào ngoặc đơn sẽ làm rối rắm bản vẽ, gây khó khăn cho việc đọc hiểu bản vẽ kết cấu hay sơ đồ hoàn công hệ thống đường ống kỹ thuật.

Khi phải vẽ lại bản vẽ mới trên máy tính, người thiết kế của nhà thầu sẽ đưa trực tiếp khung tên bản vẽ hoàn công với đầy đủ các nội dung như trong Mẫu số 1 hoặc Mẫu số 2 vào phần mềm đồ họa. Bản vẽ in ra sẽ có sẵn khung tên và các ô chức danh ngay ngắn, rõ ràng. Các thành viên chỉ cần trực tiếp ký tên, ghi họ tên vào các ô in sẵn trên giấy mà không cần dùng con dấu cao su đóng thêm, giúp bản vẽ đạt độ phẳng phiu và thẩm mỹ cao.

Quản lý bản vẽ hoàn công trong hồ sơ lưu trữ

Sau khi hoàn tất công tác đóng dấu và ký xác nhận của tất cả các bên tham gia, các tờ bản vẽ hoàn công cần được phân loại và sắp xếp có hệ thống theo từng hạng mục công trình. Hồ sơ hoàn công thường được nhóm theo các tập chuyên môn riêng biệt như phần móng và kết cấu ngầm, phần thân thô, phần hoàn thiện kiến trúc cùng hệ thống cơ điện lạnh. Mỗi tập tài liệu đều cần có trang danh mục bản vẽ đi kèm ở đầu tập, liệt kê rõ số hiệu bản vẽ, tên bản vẽ và ngày ký duyệt hoàn công.

Một lưu ý thực hành quan trọng trước khi đóng tập hoặc cuộn bản vẽ là phải kiểm tra độ khô của mực con dấu và mực chữ ký trên từng trang giấy. Mực con dấu hoàn công khổ lớn thường có lượng mực nhiều hơn các loại dấu văn phòng nhỏ, cần thời gian tiếp xúc với không khí để khô hoàn toàn vào thớ giấy. Nếu bạn vội vã xếp chồng các bản vẽ lên nhau ngay sau khi đóng, mực ướt từ mặt trước trang này sẽ dính bết sang mặt sau của trang kế tiếp, làm vấy bẩn bản vẽ và gây mất chữ ký quan trọng.

Quy cách gấp bản vẽ kỹ thuật khổ lớn như A0, A1 hoặc A2 để đưa vào cặp lưu trữ hồ sơ cũng cần tuân theo trình tự chuẩn mực. Bạn gấp zíc zắc các nếp gấp theo chiều dọc và chiều ngang sao cho kích thước cuối cùng thu về đúng khổ A4 tiêu chuẩn. Toàn bộ phần khung tên bản vẽ cùng khung dấu hoàn công phải được lật ra mặt ngoài cùng phía trước, giúp việc tra cứu hồ sơ sau này trong kho lưu trữ không cần phải mở bung toàn bộ tờ bản vẽ lớn ra bàn.

Hồ sơ bản vẽ hoàn công sau khi nghiệm thu sẽ được đóng thành các bộ hoàn chỉnh để bàn giao cho chủ đầu tư, lưu tại đơn vị vận hành công trình và lưu trữ nội bộ tại kho hồ sơ của nhà thầu thi công. Việc bảo quản hồ sơ trong các hộp lưu trữ chuyên dụng, đặt tại nơi khô ráo, tránh ánh nắng trực tiếp và hạn chế ẩm mốc sẽ giúp tài liệu giữ được chất lượng phù hợp trong suốt thời gian sử dụng công trình.

Khi bạn cần chuẩn bị mẫu khung dấu hoàn công theo đúng mô hình quản lý dự án, bạn có thể gửi yêu cầu nội dung thông tin qua phiếu báo giá trên website để xưởng hỗ trợ lên maket đối chiếu kích thước trước khi khắc.